WhatsApp randevu otomasyonu nasıl çalışır?

WhatsApp randevu otomasyonu, WhatsApp üzerinden randevu planlama sürecinin bir kısmını veya tamamını otomatikleştirmek için teknolojiden yararlanır.

Otomasyon, öngörülebilir planlama görevlerini üstlenirken, ekibiniz yine de muhakeme, empati veya uzmanlık gerektiren görüşmeler yapabilir.

WhatsApp, işletmelerin hizmetlerinin reklamını yapabilecekleri sıradan bir platform değildir. Birçok şirket için, bu uygulama işletme ile müşteri arasında doğrudan bir iletişim kanalı haline gelmiştir.

Randevu süreciniz, müşterilerin sohbetten ayrılıp tamamen ayrı bir sisteme geçmelerini gerektiriyorsa, müşterilerin niyetinin en yüksek olduğu anda bir engel yaratmış olursunuz.

WhatsApp randevu otomasyonu, randevu alma sürecini müşterinin niyetinin zaten mevcut olduğu sohbet ortamına yaklaştırır.

Manuel randevu genellikle basit bir şekilde başlar ve tek bir işlem için harcanan gerçek çalışma süresi sadece birkaç dakika olabilir. Ancak bunu 20, 50 veya 100 müşteri adayıyla çarpın. Artık ekibiniz, bir randevu sisteminin zaten yanıtladığı soruları yanıtlamak için saatler harcıyor.

Zaman kaybının yanı sıra, aşağıdaki sorunlarla da karşı karşıya kalırsınız 👇

Müşteriler, randevu almadan önce birinin müsaitlik durumunu kontrol etmesini beklemek zorunda kalabilir. Mesaj mesai saatleri dışında gelirse, yanıtı ancak ertesi gün alabilirler.

“Hangi saatler uygun?” gibi basit sorular, randevu nihayet kesinleşene kadar birkaç mesajlaşmaya dönüşebilir.

İnsanlar WhatsApp, takvimler, elektronik tablolar ve CRM sistemleri arasında manuel olarak ne kadar çok bilgi kopyalamak zorunda kalırsa, hata yapma olasılığı da o kadar artar.

Randevu başarıyla alınmış olsa da, hatırlatmalar, hazırlık işleri ve randevu sonrası takipler kolayca unutulabilir.

Randevuyla ilgilenen kişi, müşterinin ne zaman geleceğini biliyor olabilir, ancak neden randevu aldığını, daha önce ne konuştuklarını veya bundan sonra ne yapılması gerektiğini bilmeyebilir.

Her işletmenin aynı düzeyde otomasyona ihtiyacı yoktur. İşletmenizin türüne ve hedeflediğiniz müşterilere bağlı olarak, belirli bir otomasyon düzeyini diğerlerine tercih edebilir ya da gerekirse üçünü de kullanabilirsiniz.

Müşteriye sohbet üzerinden bir randevu bağlantısı gönderir, bunu “tıkla ve WhatsApp’a git” kampanyalarınıza yapıştırır, web sitenize veya hatta Google Haritalar’a ekler ve müşterilerin uygun bir zamanı kendileri seçmelerine olanak tanırsınız. Bu, uzun süren yazışmaların çoğunu ortadan kaldırır ve müşterilerin bağımsız olarak randevu almalarını sağlar.

Otomasyon, burada ancak müşteri randevuyu aldıktan sonra devreye girer. Otomasyon, randevuyla ilgili onaylar, hatırlatmalar, görevler ve diğer işlemlerin yürütülmesinde kullanılır. Otomasyon, asıl görüşmeden ayrıdır. Bunun dezavantajı ise, müşteri randevu sürecini yarıda bırakırsa ve tamamlamazsa, otomasyonun devreye girmeyeceğidir.

İşte bu noktada randevu, sohbetin kendisinin bir parçası haline gelir. Müşterinin mutlaka bir randevu sayfası bulması veya tam olarak hangi saatte randevu istediğini bilmesi gerekmez.

Sadece neye ihtiyacı olduğunu anlatması yeterlidir. Bir AI randevu temsilcisi, müşterinin amacını anlayabilir, takvimi kontrol edebilir ve uygun seçeneklerle yanıt verebilir. AI agent, ilk mesajdan müşterinin randevuya gelene kadar sohbeti ve takvimi yönetir.

Randevu otomasyonunu öne çıkaran özellik, tüm müşteri bilgilerinin tek bir yerde saklandığı ve ekibinizdeki herkesin bu bilgilere kolayca erişebildiği bir CRM sistemine entegre olmasıdır.

CRM sisteminiz randevu sürecinizden ayrıysa, randevular bir yerde saklanırken sohbetler başka bir yerde yönetildiği için kaos yaşanacaktır. İşte Kommo’nun işletmenize kattığı değer budur. Kommo, WhatsApp sohbetlerinizi ve randevularınızı otomatikleştirerek her şeyi tek bir yerde saklar.

Kommo, ekibiniz için ücretsiz takvim profilleri oluşturmanıza da olanak tanır; böylece, ekibinizdeki kişiler müşterilerle sohbet etmek zorunda olmasalar bile, takvimlerini takip etmek ve randevularının ne zaman olduğunu görmek için profiller oluşturabilirler.

WhatsApp randevu otomasyonu tek bir özellik değil. Sürecin ne kadarını otomatikleştirmek istediğinize bağlı olarak, randevu sürecinin farklı aşamalarını kapsayabilir.

Bir çalışanın müsait zamanları manuel olarak listelemesi yerine, takviminize bağlı bir randevu bağlantısını paylaşabilirsiniz. Müşteri, gerçek müsaitlik durumuna göre uygun bir zaman seçebilir. Bu, özellikle müşterinin ne istediğini zaten bildiği durumlarda oldukça kullanışlıdır. Müşteri sadece bir zaman aralığı seçer ve randevuyu tamamlar.

Müşteri bir zaman aralığı seçtiğinde, Kommo otomatik olarak bir WhatsApp onay mesajı göndererek randevuyu onaylar. Bu, müşteriye randevunun başarıyla gerçekleştirildiğine dair anında güvence verir. Ayrıca, ekibinizin her randevuyu manuel olarak teyit etmesine gerek kalmaz.

Müşteri randevusunu unutursa, o randevunun bir anlamı kalmaz. Bu nedenle Kommo, müşterileri randevu saatinden önce bilgilendirerek kaçırılan randevu sayısını azaltmak amacıyla otomatik hatırlatmalar gönderir.

Hatırlatma, ilgili randevu bilgilerini ve ayarlara bağlı olarak randevuyu yönetmeye yönelik seçenekleri içerebilir.

Müşteriler, randevularını yeniden planlamak, iptal etmek veya başka bir güne ertelemek isteyebilir. Otomatik bir randevu sistemi, bir çalışanın her takvim güncellemesini manuel olarak koordine etmesine gerek kalmadan bu değişikliklerin yönetilmesini kolaylaştırabilir.

Kommo AI randevu temsilcisi, birbiriyle bağlantılı oturumları veya tekrarlanan toplantıları planlar, akışları belirler ve arka arkaya gelen uygun zaman dilimlerini kolayca ayarlar.

Onaylandıktan sonra, Kommo AI randevu temsilcisi başka iş akışlarını da tetikler. Bu, bir ödeme talebi ya da başka bir ekip üyesine görev atama olabilir. İşte bu noktada randevu otomasyonu, sadece zamanlamadan öteye geçer. Daha geniş kapsamlı müşteri yolculuğunun bir parçası haline gelir.

Randevu alma süreci işletmeye göre değişiklik gösterebilir, ancak temel ilke genel olarak geçerlidir.

1. Sağlık hizmetleri ve klinikler: Bir hasta, bir tedavi hakkında bilgi alabilir, danışma randevusu seçebilir, uygun bir zaman dilimi için randevu alabilir ve hatırlatmalar alabilir.
2. Güzellik salonları ve hizmetleri: Bir müşteri, bir tedavi hakkında bilgi alabilir, bir hizmet veya stilist seçebilir, uygunluk durumunu kontrol edebilir ve ziyaretini planlayabilir.
3. Fitness salonları: Potansiyel bir üye, kişisel antrenman, dersler veya danışmanlık hizmetleri hakkında bilgi alabilir ve sohbet üzerinden doğrudan randevu alabilir.
4. Profesyonel hizmetler: Potansiyel bir müşteri, birinin programları manuel olarak koordine etmesini beklemeden ilk sorgulamadan danışmanlık aşamasına geçebilir.
5. Emlak acenteleri: Potansiyel bir alıcı, bir gayrimenkul hakkında bilgi alabilir ve doğrudan görüşme randevusu ayarlayabilir.
6. Sağlıklı yaşam ve eğlence: Konuklar, etkinlikler, dersler veya hizmetler hakkında bilgi alabilir ve personel ile uzun süren yazışmalara gerek kalmadan randevu ayarlayabilir.

En iyi randevu deneyimi, müşterileri bu taleplerini bir randevu sisteminin diline çevirmeye zorlamaz. Onları tam da bulundukları noktada karşılar.

WhatsApp’ı müşteri iletişim kanalı olarak kullanan işletmeler için bu, sohbetleri randevu planlamasının doğal bir başlangıç noktası haline getirmek anlamına gelir. İşte bu nedenle, sürecin ne kadar çok kısmı otomatik olarak gerçekleşirse, ekibinizin takvimleri koordine etmek için harcadığı zaman o kadar azalır ve gerçekten onlara ihtiyaç duyan müşterilere o kadar fazla zaman ayırabilirler.

İşte bu nedenle Kommo, sohbetleri satışa dönüştürmek isteyen her işletme için vazgeçilmezdir. WhatsApp Business'ınızı bugün Kommo'ya bağlayın ve 14 gün boyunca ücretsiz deneyin!

WhatsApp, müşterilerin sohbet ettiği bir platformdan çok daha fazlası olabilir. Kommo ile WhatsApp, randevuların yapıldığı, randevuların yönetildiği ve müşteri yolculuğunun devam ettiği bir platform haline gelebilir.

WhatsApp'ınızı bugün Kommo'ya bağlayın ve 14 gün boyunca ücretsiz deneyin!