Bagaimana cara kerja otomatisasi booking melalui WhatsApp?

Otomatisasi booking melalui WhatsApp menggunakan teknologi untuk mengotomatiskan sebagian atau seluruh proses penjadwalan janji temu melalui WhatsApp.

Tim kamu tetap bisa menangani percakapan yang membutuhkan penilaian, empati, atau keahlian, sementara otomatisasi menangani tugas penjadwalan yang rutin.

WhatsApp bukan sekadar tempat lain bagi bisnis untuk mengiklankan layanan mereka. Bagi banyak perusahaan, WhatsApp telah menjadi channel komunikasi langsung antara bisnis dan pelanggan.

Jika proses booking mengharuskan pelanggan keluar dari percakapan dan menggunakan sistem yang sepenuhnya terpisah, kamu menambah hambatan saat minat pelanggan sedang tinggi.

Otomatisasi booking melalui WhatsApp membuat proses penjadwalan lebih dekat dengan percakapan tempat pelanggan sudah menunjukkan minat.

Booking manual sering kali dimulai dengan sederhana, dan satu interaksi mungkin hanya membutuhkan beberapa menit. Namun, kalikan dengan 20, 50, atau 100 prospek. Sekarang tim kamu menghabiskan waktu berjam-jam untuk menjawab pertanyaan yang sebenarnya sudah bisa dijawab oleh sistem penjadwalan.

Selain membuang waktu, kamu juga menghadapi masalah berikut 👇

Pelanggan mungkin harus menunggu seseorang untuk mengecek ketersediaan sebelum bisa melakukan booking. Jika pesan masuk di luar jam kerja, mereka mungkin baru mendapat respons keesokan harinya.

Pertanyaan sederhana seperti “Jam berapa yang tersedia?” bisa berubah menjadi beberapa pesan sebelum janji temu akhirnya dikonfirmasi.

Semakin banyak informasi yang harus disalin secara manual antara WhatsApp, kalender, spreadsheet, dan sistem CRM, semakin besar kemungkinan terjadinya kesalahan.

Janji temu mungkin sudah berhasil dipesan, tetapi pengingat, tugas persiapan, dan tindak lanjut setelah janji temu bisa dengan mudah terlupakan.

Orang yang menangani janji temu mungkin tahu kapan pelanggan akan datang, tetapi tidak tahu alasan mereka booking, apa yang sebelumnya dibicarakan, atau apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Tidak semua bisnis membutuhkan tingkat otomatisasi yang sama. Tergantung pada jenis bisnis dan pelanggan yang kamu layani, kamu bisa memilih satu tingkat otomatisasi atau menggunakan ketiganya jika diperlukan.

Kamu dapat mengirim link booking kepada pelanggan melalui chat, menambahkannya ke kampanye Click-to-WhatsApp, memasangnya di website, atau bahkan di Google Maps. Pelanggan kemudian bisa memilih waktu yang tersedia secara mandiri. Cara ini mengurangi percakapan bolak-balik dan memungkinkan pelanggan melakukan booking sendiri.

Otomatisasi baru berjalan setelah pelanggan melakukan booking. Otomatisasi digunakan untuk menangani konfirmasi, pengingat, tugas, dan tindakan lainnya terkait janji temu. Otomatisasi ini terpisah dari percakapan yang sebenarnya.

Kekurangannya, jika pelanggan berhenti dan tidak menyelesaikan proses booking, otomatisasi tidak akan terpicu.

Di sinilah booking menjadi bagian dari percakapan itu sendiri. Pelanggan tidak perlu mencari halaman booking atau sudah tahu waktu yang diinginkan.

Mereka cukup menjelaskan kebutuhannya. Agen booking AI dapat memahami kebutuhan pelanggan, mengecek kalender, dan memberikan pilihan waktu yang sesuai. Agen AI menangani chat dan kalender sejak pesan pertama hingga pelanggan datang untuk janji temu.

Yang membuat otomatisasi booking menonjol adalah integrasinya dengan CRM, tempat semua informasi pelanggan tersimpan dalam satu lokasi dan mudah diakses oleh seluruh tim.

Jika CRM terpisah dari proses booking, semuanya bisa menjadi kacau karena data booking tersimpan di satu tempat, sementara chat dikelola di tempat lain. Inilah keunggulan yang Kommo hadirkan untuk bisnismu. Kommo mengotomatiskan chat dan booking WhatsApp, sekaligus menyimpan semuanya dalam satu tempat.

Kommo juga memungkinkan kamu membuat profil kalender gratis untuk tim. Jadi, meskipun mereka tidak perlu chat dengan pelanggan, mereka tetap bisa membuat profil untuk mengelola kalender dan melihat jadwal booking mereka.

Otomatisasi booking melalui WhatsApp bukan hanya satu fitur. Otomatisasi ini dapat mencakup berbagai tahap dalam proses booking, tergantung pada seberapa banyak proses yang ingin kamu otomatisasi.

Daripada karyawan harus mencantumkan waktu yang tersedia secara manual, kamu bisa membagikan link booking yang terhubung dengan kalender. Pelanggan dapat memilih waktu yang sesuai berdasarkan ketersediaan aktual. Ini sangat berguna ketika pelanggan sudah tahu apa yang mereka inginkan. Pelanggan cukup memilih slot dan menyelesaikan booking.

Setelah pelanggan memilih waktu, Kommo secara otomatis mengonfirmasi janji temu dengan mengirim pesan konfirmasi melalui WhatsApp. Pelanggan langsung mendapat kepastian bahwa booking mereka berhasil. Tim kamu juga tidak perlu mengonfirmasi setiap janji temu secara manual.

Booking tidak akan berguna jika pelanggan melupakannya. Karena itu, Kommo mengirim pengingat otomatis untuk mengurangi janji temu yang terlewat dengan mengingatkan pelanggan sebelum waktu yang dijadwalkan.

Pengingat dapat mencakup informasi janji temu yang relevan dan, tergantung pengaturannya, opsi untuk mengelola booking.

Pelanggan mungkin perlu menjadwalkan ulang, membatalkan, atau memindahkan janji temu ke hari lain. Sistem booking otomatis dapat mempermudah pengelolaan perubahan ini tanpa mengharuskan karyawan mengatur setiap perubahan kalender secara manual.

Agen booking AI Kommo dapat menjadwalkan sesi yang saling terhubung atau pertemuan berulang, menyusun urutannya, dan menemukan slot waktu yang tersedia secara berurutan dengan mudah.

Setelah konfirmasi, agen booking AI Kommo juga memicu alur kerja lainnya. Misalnya, mengirim permintaan pembayaran atau menugaskan tugas kepada anggota tim lain.

Di sinilah otomatisasi booking menjadi lebih dari sekadar penjadwalan. Booking menjadi bagian dari perjalanan pelanggan secara keseluruhan.

Proses booking yang tepat akan bergantung pada jenis bisnis, tetapi prinsipnya dapat diterapkan secara luas.

1. Layanan kesehatan & klinik: Pasien dapat menanyakan perawatan, menerima informasi, memilih konsultasi, memesan waktu yang tersedia, dan menerima pengingat.
2. Salon & bisnis kecantikan: Pelanggan dapat menanyakan perawatan, memilih layanan atau stylist, mengecek ketersediaan, dan menjadwalkan kunjungan.
3. Pusat fitnes: Calon anggota dapat menanyakan personal training, kelas, atau konsultasi, lalu melakukan booking langsung melalui percakapan.
4. Layanan profesional: Calon pelanggan dapat beralih dari pertanyaan awal ke konsultasi tanpa harus menunggu seseorang mengatur jadwal secara manual.
5. Agen properti: Calon pembeli dapat menanyakan properti dan langsung menjadwalkan kunjungan.
6. Kebugaran & hiburan: Pelanggan dapat menanyakan aktivitas, kelas, atau layanan, lalu menjadwalkannya tanpa harus melalui percakapan panjang dengan staf.

Pengalaman booking terbaik tidak mengharuskan pelanggan menerjemahkan kebutuhan mereka ke dalam sistem penjadwalan. Booking seharusnya mengikuti cara pelanggan berkomunikasi.

Bagi bisnis yang menggunakan WhatsApp sebagai channel komunikasi dengan pelanggan, ini berarti menjadikan percakapan sebagai awal yang alami untuk melakukan booking. Semakin banyak proses yang dapat dilakukan secara otomatis, semakin sedikit waktu yang perlu dihabiskan tim untuk mengatur jadwal dan semakin banyak waktu yang bisa digunakan untuk melayani pelanggan yang benar-benar membutuhkan bantuan.

Itulah mengapa Kommo penting bagi bisnis yang ingin mengubah percakapan menjadi penjualan. Hubungkan WhatsApp kamu dengan Kommo hari ini dan coba gratis selama 14 hari!

WhatsApp bisa menjadi lebih dari sekadar tempat pelanggan mengobrol. Dengan Kommo, WhatsApp bisa menjadi tempat untuk melakukan booking, mengelola janji temu, dan melanjutkan perjalanan pelanggan.

Hubungkan WhatsApp kamu dengan Kommo hari ini dan coba gratis selama 14 hari!