Como funciona a automação de agendamento pelo WhatsApp?

A automação de agendamento via WhatsApp utiliza tecnologia para automatizar parte ou todo o processo de agendamento de consultas por meio do WhatsApp.

Sua equipe ainda pode ter conversas que exigem discernimento, empatia ou conhecimento especializado, enquanto a automação cuida das tarefas de agendamento previsíveis.

O WhatsApp não é apenas mais um lugar onde as empresas podem anunciar seus serviços. Para muitas empresas, tornou-se um canal de comunicação direta entre a empresa e o cliente.

Se o seu processo de reserva exige que os clientes saiam da conversa e naveguem por um sistema completamente separado, você está introduzindo atrito no momento em que a intenção deles é maior.

A automação de reservas via WhatsApp aproxima o processo de agendamento da conversa onde a intenção do cliente já existe.

O agendamento manual geralmente começa simples, e uma interação pode levar apenas alguns minutos de trabalho efetivo. Mas multiplique isso por 20, 50 ou 100 leads. Agora sua equipe gasta horas respondendo a perguntas que um sistema de agendamento já responde.

Além do tempo perdido, você também enfrenta os seguintes problemas 👇

Os clientes podem ter que esperar que alguém verifique a disponibilidade antes de efetuar a reserva. Se a mensagem chegar fora do horário comercial, a resposta poderá não estar disponível até o dia seguinte.

Perguntas simples como “Quais horários estão disponíveis?” podem se transformar em várias mensagens antes que uma consulta seja finalmente confirmada.

Quanto mais informações as pessoas tiverem que copiar manualmente entre o WhatsApp, calendários, planilhas e sistemas de CRM, mais oportunidades haverá para erros.

A consulta pode ser agendada com sucesso, mas lembretes, tarefas preparatórias e acompanhamentos pós-consulta podem ser facilmente esquecidos.

A pessoa responsável pelo agendamento pode saber quando o cliente virá, mas não sabe por que ele fez a reserva, o que foi discutido anteriormente ou o que deve acontecer em seguida.

Nem todas as empresas precisam do mesmo nível de automação. Dependendo do tipo de negócio que você administra e dos clientes que atende, você pode optar por um nível de automação em vez de outro, ou usar os três, se necessário.

Você envia ao cliente um link de reserva no chat, cola-o em suas campanhas de clique para WhatsApp, adiciona-o ao seu site ou até mesmo ao Google Maps, e permite que os clientes selecionem um horário disponível por conta própria. Isso elimina grande parte da troca de mensagens e permite que os clientes façam reservas de forma independente.

A automação, neste caso, só entra em ação depois que o cliente agenda a consulta. Ela é usada para lidar com confirmações, lembretes, tarefas e outras ações relacionadas ao agendamento. A automação é independente da conversa em si. A desvantagem é que, se houver desistência e o cliente não concluir o agendamento, a automação não será acionada.

É aqui que a reserva se torna parte da própria conversa. O cliente não precisa necessariamente encontrar uma página de reservas ou saber exatamente a que horas deseja.

Eles podem simplesmente explicar o que precisam. Um agente de reservas com IA consegue entender a intenção do cliente, verificar a agenda e responder com opções adequadas. O agente de IA gerencia o chat e a agenda desde a primeira mensagem até o cliente comparecer ao agendamento.

O que diferencia a automação de reservas é a sua integração com um CRM, onde todas as informações do cliente são armazenadas em um único local e podem ser acessadas facilmente por qualquer membro da equipe.

Se o seu CRM estiver separado do seu processo de reservas, será um caos, pois as reservas ficam armazenadas em um lugar e os chats são gerenciados em outro. É aí que a Kommo entra em ação para o seu negócio. A Kommo automatiza seus chats e reservas do WhatsApp, armazenando tudo em um só lugar.

A Kommo também permite que você crie perfis de calendário gratuitos para sua equipe, para que, mesmo que não precisem conversar com clientes, eles possam criar perfis para acompanhar seu calendário e ver quando têm reservas.

A automação de reservas via WhatsApp não se resume a uma única funcionalidade. Ela pode abranger diferentes etapas do processo de reserva, dependendo do quanto você deseja automatizar.

Em vez de um funcionário listar manualmente os horários disponíveis, você pode compartilhar um link de reserva vinculado ao seu calendário. O cliente pode escolher um horário adequado com base na disponibilidade real. Isso é particularmente útil quando o cliente já sabe o que deseja. O cliente simplesmente seleciona um horário e conclui a reserva.

Assim que um cliente escolhe um horário, a Kommo confirma automaticamente o agendamento enviando uma mensagem de confirmação pelo WhatsApp. Isso dá ao cliente a segurança imediata de que a reserva foi efetuada. Além disso, significa que sua equipe não precisa confirmar cada agendamento manualmente.

Uma reserva não tem utilidade se o cliente se esquecer dela. É por isso que a Kommo envia lembretes automáticos para reduzir o número de faltas, mantendo os clientes informados antes do horário agendado.

O lembrete pode incluir informações relevantes sobre o agendamento e, dependendo da configuração, opções para gerenciar a reserva.

Os clientes podem precisar reagendar, cancelar ou transferir uma consulta para outro dia. Um sistema de reservas automatizado pode facilitar o gerenciamento dessas alterações, sem exigir que um funcionário coordene manualmente cada atualização do calendário.

O agente de reservas Kommo IA agenda sessões vinculadas ou reuniões recorrentes, mapeia sequências e reserva facilmente os horários consecutivos ideais.

Após a confirmação, o agente de reservas da Kommo IA também aciona outros fluxos de trabalho. Isso pode incluir uma solicitação de pagamento ou a atribuição de uma tarefa a outro membro da equipe. É aqui que a automação de reservas se torna mais do que um simples agendamento. Ela passa a fazer parte da jornada completa do cliente.

O processo exato de reserva dependerá do estabelecimento, mas o princípio é amplamente aplicável.

1. Serviços de saúde e clínicas: O paciente pode solicitar informações sobre um tratamento, receber orientações, selecionar uma consulta, agendar um horário disponível e receber lembretes.
2. Salões de beleza e empresas de estética: O cliente pode solicitar informações sobre um tratamento, escolher um serviço ou profissional, verificar a disponibilidade e agendar sua visita.
3. Academias de ginástica: Um potencial membro pode perguntar sobre treinamento pessoal, aulas ou consultas e reservar diretamente pela conversa.
4. Serviços profissionais: Um potencial cliente pode passar de uma consulta inicial para uma reunião sem precisar esperar que alguém coordene os horários manualmente.
5. Agências imobiliárias: Um potencial comprador pode solicitar informações sobre um imóvel e agendar uma visita imediatamente.
6. Bem-estar e entretenimento: Os hóspedes podem solicitar informações sobre atividades, aulas ou serviços e agendá-los sem a necessidade de uma longa conversa com a equipe.

A melhor experiência de reserva não força os clientes a traduzirem seus pedidos para a linguagem de um sistema de agendamento. Ela os atende onde eles já estão.

Para empresas que usam o WhatsApp como canal de comunicação com o cliente, isso significa transformar as conversas em um ponto de partida natural para o agendamento. E é por isso que, quanto mais do processo puder ser automatizado, menos tempo sua equipe precisará gastar coordenando agendas e mais tempo poderá dedicar aos clientes que realmente precisam dela.

É por isso que a Kommo é essencial para qualquer empresa que queira transformar conversas em vendas. Conecte seu WhatsApp ao Kommo hoje mesmo e experimente gratuitamente por 14 dias!

O WhatsApp pode ser mais do que um lugar onde os clientes conversam. Com o Kommo, ele pode se tornar o local onde as reservas são feitas, os agendamentos são gerenciados e a jornada do cliente continua.

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