Randevu CRM'i nedir ve işletmenizin buna neden ihtiyacı var?

Bir randevu CRM'i, işletmelerin genellikle ayrı ayrı yönettiği iki unsuru bir araya getirir: müşteri ilişkileri verileri ve randevu planlaması.

Takvim uygulaması, randevu aracı ve CRM arasında geçiş yapmak yerine, randevu planlama özelliğine sahip bir CRM, müşteri adayının bir zaman aralığı seçmesine, onaylanmış bir randevu almasına ve satış takip hattınıza girmesine olanak tanır; tüm bunlar tek bir sistem içinde gerçekleşir.

Çoğu işletme, sonuçta iki eksik seçenek arasında seçim yapmak zorunda kalır:

• Standart bir CRM, müşteri adayı verilerini takip edip saklar ancak yerleşik randevu planlama özelliği yoktur; randevular başka bir yerde alınır ve birinin bunları buraya kopyalaması gerekir.
• Calendly gibi bağımsız bir takvim uygulaması, uygunluk durumlarını ve hatırlatıcıları iyi yönetir, ancak bu ikinci bir araçtır. Rezervasyonu yapılan bir zaman aralığı, müşteri adayının kim olduğunu, ne hakkında soru sorduğunu veya satış takip hattında hangi aşamada olduğunu bilmez; yine de birinin bu iki sistemi birbiriyle uyumlu hale getirmesi gerekir.

Yerleşik randevu programına sahip bir randevu CRM, bu boşluğu tamamen ortadan kaldırır. Her randevu, manuel bir eşleştirme gerektirmeden otomatik olarak bir müşteri profiline, bir satış takip hattı aşamasına ve eksiksiz bir görüşme geçmişine bağlanır.

İş ihtiyaçlarınıza bağlı olarak, Kommo, bir lead'i müşteriye dönüştürme süresini günlerden dakikalara indiren randevu alma özellikleri sunar.

Sıradan bir takvim uygulamasına, hatta diğer randevu yönetim sistemlerine (CRM) kıyasla Kommo’nun öne çıkan özelliklerine bir göz atalım👇

Birçok işletme, mesajlaşarak zaman kaybetmeden, bağlantıları paylaşmayı ve müşterilerin kendilerine uygun bir zamanda randevu almasına olanak sağlamayı tercih ediyor.

Bunu sosyal medya profillerinizde, web sitenizde, Google Haritalar’da veya bir e-postada kolayca paylaşabilirsiniz; müşterinin randevusu doğrudan Kommo takviminize eklenir. Bu, ne istediğini zaten bilen ve sadece bir randevu alması gereken müşteriler için en hızlı yoldur.

Ayrıca, kendi kendine yapılan her randevu anında Kommo takviminizde görünür ve müşteriler de bunu Google Takvimlerine kaydederek randevuya her an kolayca erişebilirler.

Bağlantılara tıklamaktansa soru sormayı tercih eden müşteriler için Kommo AI temsilcisi, sohbet içinde bir AI randevu temsilcisi olarak çalışır. Müşteri randevu almak istediğini belirttiğinde, Kommo AI temsilcisi takviminizi tarar, uygunluk durumunu kontrol eder ve doğrudan sohbet içinde uygun saatler önerir.

Kommo AI randevu sistemi sadece rezervasyonları işlemekle kalmaz, aynı zamanda randevu değişikliklerini ve iptalleri de yönetir. Bir müşteri randevusunu iptal ettiğinde, Kommo AI randevu sistemi takvimdeki randevuyu otomatik olarak iptal eder ve yeni bir saat, gün veya hatta yeni bir uzman önerir.

Bir randevu sona erdiğinde, AI temsilcisi takip yapabilir, geri bildirim toplayabilir ve hatta başka bir hizmet önerebilir; böylece tek bir randevuyu düzenli müşteriye dönüştürebilir.

Tek bir uzmanın randevularını yönetmek kolaydır. Beş kişinin programını koordine etmek, iş yüklerini dengede tutmak ve her müşteri için en uygun zamanı bulmak ise bambaşka bir konudur.

Kommo, tüm ekibinizin takvimlerini tek bir ekranda bir araya getirir; böylece kimin meşgul, kimin müsait olduğunu ve randevuların en uygun zaman dilimlerini görebilirsiniz. Boş zaman dilimlerini bir bakışta tespit edin, program çakışmalarını önleyin ve tek tek takvimler arasında geçiş yapmaya gerek kalmadan ekibinizin zamanını en verimli şekilde değerlendirin.

Her ekip üyesinin CRM’in tamamına erişime ihtiyacı olmayabilir; bazılarının sadece takvimlerini kontrol etmesi yeterlidir — öyleyse neden onlar için tam bir CRM lisansı için ödeme yapasınız ki?

Kommo bu konuyu da çözdü! Uzmanlarınız için ek ücret ödemeden 10 adede kadar takvim profili oluşturabilirsiniz. Takvim profiline sahip kullanıcılar, takvimlerini görüntüleyip yönetebilir ve Kommo içindeki ekip sohbetine erişebilir!

Temel kurulumu 4 basit adımda tamamlayabilirsiniz.

Takvim → Rezervasyon ayarları → + Rezervasyon türü ekle seçeneğine gidin. Hizmete bir ad verin, süresini belirleyin, uzmanların randevu öncesi veya sonrası hazırlık için ihtiyaç duyduğu tampon süreleri ekleyin ve sorumlu ekip üyesini atayın.

“Ekip” sekmesinde, her üyenin çalışma günlerini ve saatlerini (mola süreleri dahil) ve kişiye özel izin tarihlerini belirleyin.

“Çevrimiçi rezervasyon” seçeneğini kullanarak rezervasyon sayfasında kimlerin görüneceğini belirleyin. Ardından, “Genel” sekmesinde şirket genelinde geçerli olan rezervasyon yapılamayan tarihleri (resmi tatiller vb.) ekleyin ve rezervasyon aralığınızı belirleyin.

Rezervasyon bağlantınızı belirli bir satış takip hattına senkronize edin; böylece bir müşteri her randevu aldığında, tüm önemli bilgileri içeren yeni bir müşteri kartı oluşturulur.

Takvim → Rezervasyon ayarları → Otomasyon altında onay otomasyonlarını ayarlayın. Hazırladığımız WhatsApp onay şablonlarını veya Kommo AI temsilcisini kullanabilirsiniz.

Takvime bir randevu eklemek sadece başlangıçtır. Asıl değer, kimin geleceğini, ekibinizle neyi görüştüklerini ve bundan sonra ne yapılması gerektiğini bilmekten gelir. Kommo bu bağlamı birbirine bağlı tutar; böylece hiçbir randevu tek başına kalmaz.

• Randevu planlamasındaki boşluklar yüzünden hiçbir lead'i kaçırmayın: Müşteriler, geri aranmayı beklemek yerine, istedikleri anda çevrimiçi olarak randevu alabilirler.
• Randevuya gelmeme durumlarını azaltın: Otomatik randevu hatırlatmaları, randevuların akılda kalmasını sağlar.
• Ekibinizi rahatlatın: Yerleşik ekip randevu planlama yazılımı sayesinde temsilciler artık takvimleri manuel olarak kontrol etmek veya uygunluk durumlarını iletmek zorunda kalmaz.
• Tek bir bilgi kaynağı kullanın: Her rezervasyon, randevu değişikliği ve iptal, diğer tüm görüşmelerle aynı kişi kaydında yer alır.
• Personel sayısını artırmadan ölçeklendirin: Randevu planlama otomasyonu, eskiden bir resepsiyonist veya operasyon görevlisinin yapması gereken gidip gelme işlemlerini halleder.

Bir randevu CRM sistemi, her randevuyu ayrı bir uygulamada kalan tek seferlik bir olay değil, müşteri yolculuğunun izlenen ve takip edilen bir parçası haline getirir.

Randevu CRM’i, olsa da olur denecek ek bir özellik değil. Sohbetleri manuel işlem gerektirmeden onaylanmış, takip edilen ve hatırlatmaları yapılan randevulara dönüştürür.

Kommo randevu otomasyonu; planlama, uygunluk kontrolü, hatırlatmalar ve yeniden planlamayı lead’lerinizin zaten bulunduğu sisteme taşır. Böylece her randevu, ayrı bir takvimde kalmak yerine müşteriyle ilgili tuttuğunuz kayıtları güçlendirir.

Randevular, CRM sisteminizin dışında kalmamalı; onun bir parçası olmalıdır. En gelişmiş randevu CRM’i olan Kommo ile rezervasyon iş akışınız, müşteri adaylarınızın, görüşmelerinizin ve satış takip hattınızın zaten bulunduğu sistemde yürütülür.

👉 Her randevuyu satışa dönüştürmeye hazır mısınız? 14 günlük ücretsiz deneme sürenizi başlatın — kredi kartı gerekmez!