Memaksimalkan jumlah pengunjung acara dengan chatbot email reminder

14 September 2023

6 mnt.

Artikel

Jika bisnis kamu sering mengadakan acara, salah satu tantangan terbesar adalah memastikan bahwa acara tersebut dihadiri oleh sebanyak mungkin orang. Untuk mencapai hal ini, berkomunikasi secara efektif dan konsisten adalah sebuah KEHARUSAN. ☝️ Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mengirimkan email reminder acara.

Jadi, teruslah membaca dan kamu akan mempelajari apa itu email pengingat acara dan mengapa hal itu sangat penting untuk kesuksesan acara kamu. 💸 Kami juga akan memberimu beberapa template dan tips tentang cara membuat email reminder acara dan memperkenalkan bot kami yang akan melakukan semua pekerjaan untukmu.

Apa itu Email Reminder Acara?

Bayangkan email reminder acara sebagai dorongan untuk membuat peserta tidak sabar menunggu acara kamu. Email reminder singkat memberikan penerimanya semua detail informasi yang dibutuhkan mengenai acara, seperti tanggal, waktu, tempat, dan agenda sehingga memastikan bahwa mereka tetap mengingat acaramu. 🤓

Beginilah tampilannya dari sisi penerima:

Mengapa kamu harus mengirim email pengingat acara?

Email pengingat acara yang dibuat dengan baik tidak hanya akan memaksimalkan jumlah pengunjung, tetapi juga meningkatkan engagement dan memastikan peserta kamu mendapat informasi lengkap dan siap untuk hari besar!🔥

Email reminder juga dapat:

  • Meningkatkan pengalaman acara secara keseluruhan
  • Menjaga komunikasi dengan klien potensial
  • Menghindari pembatalan di menit-menit terakhir dan ketidakhadiran

Jika kamu ingin membuat email reminder yang benar-benar tepat sasaran, cukup ikuti checklist berikut ini. 👇

Checklist: Cara Membuat Email Reminder Acara

  • Mulailah dengan subjek yang menarik perhatian. Misalnya, “Kesempatan terakhir untuk bergabung dengan profesional industri top kami. Jangan lewatkan [nama Acara]!” atau “Tinggal 2 hari lagi hingga acara paling spektakuler tahun ini. Bergabunglah dengan kami sekarang di Acara [Nama acara]”.
  • Buat yang ringkas, ramah, tetapi tetap profesional. Email reminder kamu harus langsung ke intinya (tidak bertele-tele), profesional, tetapi tidak kaku.
  • Buat yang dipersonalisasi. Tergantung dari jenis acara, sapa penerima dengan nama depan atau pun belakang.
  • Masukkan detail acara. Pastikan kamu menyebutkan waktu, tanggal, dan tempat acara.
  • Sorot manfaat dari mengikuti acara. Sebutkan manfaat dan insentif utama dari mengikuti acara tersebut.
  • Tambahkan call-to-action yang jelas. Baik itu meminta penerima untuk mendaftar acara atau pun menambahkannya ke kalender.
  • Mudahkan untuk menyimpan tanggal. Sediakan tombol “tambahkan ke kalender” atau sebuah tautan kalender.
  • Sediakan tautan ke FAQ atau Contact Person. Jika penerima memiliki pertanyaan, mereka dapat mengakses informasinya dengan mudah.
  • Kirim reminder di waktu yang tepat. Waktu pengiriman reminder akan memengaruhi open rate dan jumlah pengunjung kamu. Waktu yang tepat untuk mengirim reminder bergantung pada jenis acara. Untuk webinar bisa beberapa hari atau beberapa jam sebelum acara dimulai. Untuk acara pribadi bisa seminggu atau beberapa hari sebelumnya

5 Contoh Email Reminder Acara

Untuk memudahkanmu, kami membawakan beberapa contoh template email reminder acara yang akan menghemat waktu dan tenagamu sambil memastikan bahwa pengunjung/peserta menerima pesan yang jelas, interaktif, dan efektif sehingga membuat mereka bersemangat untuk menghadiri acaramu. 🥳

1. Email Reminder Acara yang Umum

Subject:Jangan lewatkan [Nama Event] - akan segera hadir!!

Hai [Nama Penerima],

Ini adalah pengingat singkat bahwa kita semakin dekat dengan [Nama Acara], dan kami sangat menantikan Anda untuk berbagi hari ini bersama kami! Pastikan Anda telah menyimpan detail acara dan menandai tanggal tersebut di kalender Anda. Jika Anda belum melakukannya, inilah kesempatan Anda.

Tanggal: [Tanggal]

Waktu: [Waktu]

Lokasi: [Lokasi]

Link Acara: [Link Acara]

Dan jangan lupa, kami memiliki sederet pembicara dan kegiatan menarik yang direncanakan untuk hari itu, jadi inilah beberapa hal yang dapat Anda nantikan:

[Masukan Kegiatan/Pembicara 1]

[Masukan Kegiatan/Pembicara 2]

[Masukan Kegiatan/Pembicara 3]

Jika Anda memiliki pertanyaan, kirimkan pesan kepada kami [Informasi Kontak].

Kami selalu dengan senang hati membantu.

Kami tidak sabar untuk bertemu dengan Anda di [Nama Acara]!

Salam kami,

[Penyelenggara Acara]

2. Email Reminder Acara untuk Tiket Early Bird

Subject: Kesempatan Terakhir untuk Mendapatkan Tiket Early Bird ke [Nama Acara]

Hai [Nama Penerima],

Kami ingin mengingatkan Anda bahwa ini adalah kesempatan terakhir Anda untuk memanfaatkan penawaran early bird pass eksklusif untuk [Nama Acara].

Early Bird Pass memberi Anda akses ke [Manfaat 1], [Manfaat 2], dan [Manfaat 3], serta [Diskon] % untuk tiket acara utama.

Batas waktu pembelian tiket lebih awal: [Tanggal Batas Waktu]

Harga reguler: [Harga Reguler]

Harga awal: [Harga Awal]

Segera dapatkan tiket Early bird Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari [Nama Acara]. Kami berjanji kepada Anda untuk mendapatkan pengalaman yang tak terlupakan, penuh dengan wawasan berharga dan kesempatan untuk terhubung dengan para profesional di industri ini dari seluruh dunia.

Beli Early Bird Pass sekarang: [Masukkan tautan Early Bird Pass]

Kunjungi [Link ke halaman FAQ] jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, atau hubungi tim kami di [Masukkan Informasi Kontak] untuk informasi lebih lanjut.

Kami tunggu kehadiran Anda di [Nama Acara]!

Salam kami,

[Penyelenggara Acara]

3. Email Reminder Secara Pribadi

Subject: Acara [Nama Acara] Hampir Tiba - Apakah Anda Sudah Siap?

Hai [Nama Penerima],

Tinggal beberapa hari lagi menuju [Nama Acara], dan kami tak sabar menantikan kehadiran Anda di sana! Berikut ini adalah beberapa detail penting yang perlu Anda catat.

Tanggal: [Tanggal]

Waktu: [Waktu]

Lokasi: [Lokasi]

Untuk membuat Anda bersemangat dengan [Nama Acara] yang akan datang, kami ingin mengingatkan Anda tentang beberapa kegiatan dan pembicara yang luar biasa yang telah kami siapkan untuk Anda, termasuk:

[Kegiatan/Pembicara 1]

[Kegiatan/Pembicara 2]

[Kegiatan/Pembicara 3]

Klik [Link acara] untuk mengetahui lebih lanjut tentang acara ini.

Kami sarankan Anda untuk datang setidaknya 30 menit sebelum acara dimulai agar Anda memiliki waktu yang cukup untuk check-in dan berjejaring.

Jika Anda belum mendaftar, masih ada waktu untuk melakukannya. Ikuti tautan ini untuk informasi lebih lanjut [Link Pendaftaran].

Kunjungi [Link ke halaman FAQ] atau hubungi tim kami di [Masukkan Informasi Kontak] untuk informasi lebih lanjut.

Sampai jumpa di [Nama Acara]!

Salam kami,

[Penyelenggara Acara]

4. Email Pengingat Jadwal Webinar (Seminggu Sebelum Acara)

Subject: Bergabunglah dengan Webinar Kami yang Akan Datang tentang [Topik Webinar]

Hai [Nama Penerima],

Kami harap email ini sampai kepada Anda dengan baik! Kami ingin mengingatkan Anda tentang webinar kami yang akan datang tentang [Topik Webinar], yang tinggal satu minggu lagi. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda ketahui:

Tanggal: [Masukkan Tanggal]

Waktu: [Masukkan Waktu]

Tautan Webinar: [Masukkan Link Webinar]

Webinar ini wajib dihadiri oleh siapa saja yang ingin [Masukkan Manfaat atau Tujuan Pembelajaran]. Kami sangat senang dapat menghadirkan [Nama Pembicara], seorang [Judul Pembicara] dari [Perusahaan Pembicara], sebagai pembicara utama kami.

Dalam webinar ini, Anda akan belajar:

[Tujuan Pembelajaran 1]

[Tujuan Pembelajaran 2]

[Tujuan Pembelajaran 3]

Pastikan untuk menambahkannya ke kalender Anda, agar Anda tidak lupa dengan acara ini [Link Kalender].

Jika Anda memiliki pertanyaan, kami siap melayani Anda [Informasi Kontak].

Mari kita capai tujuan kita bersama!

Salam kami,

[Penyelenggara Acara]

5. Email Pengingat Jadwal Webinar (Hari-H Acara)

Subject: Bergabunglah dengan Webinar Kami tentang [Topik Webinar] Hari Ini!

Hai [Nama Penerima],

Sekadar mengingatkan bahwa webinar kami tentang [Topik Webinar] akan berlangsung hari ini!

Kami harap Anda sudah menandainya di kalender Anda!

Sampai jumpa di [Waktu] di [Nama platform]. Gunakan tautan pribadi Anda untuk masuk ke [Link Webinar].

Pastikan Anda mengikuti webinar hingga akhir untuk mendapatkan bonus khusus.

Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Informasi Kontak].

Sampai jumpa sebentar lagi.

Baiklah,

[Penyelenggara Acara]

Apa itu bot email reminder acara?

Apakah kamu memiliki terlalu banyak webinar dengan ratusan peserta sehingga membuatmu sulit untuk mengingat mereka semua dan memastikan bahwa semua orang hadir? 😓 Untungnya, dengan bantuan Salesbot kami, kamu tidak perlu lagi mengkhawatirkan ini.

Kommo menawarkan berbagai template chatbot siap pakai, termasuk bot email pengingat acara. 🤖 Bot ini dirancang untuk mengirim email secara otomatis kepada penerima tertentu berdasarkan conditions (kriteria) tertentu yang dapat diatur, seperti tanggal dan waktu, lead stage, dan tag. Tentu saja, bot ini juga terintegrasi sepenuhnya dengan akun email kamu.

Artinya kamu tidak akan lagi melewatkan kesempatan untuk menginformasikan lead dan klien kamu tentang acara penting, pembaruan, atau pun penawaran. 📧

Membuat bot email reminder dalam beberapa langkah

Berkat template chatbot siap pakai, membuat chatbot yang akan secara otomatis mengirim pengingat acara kepada orang-orang tertentu menjadi sangat mudah. 🤩

📌 Harap diperhatikan, sebelum memulai pastikan kamu telah melakukan yang berikut ini: Untuk menggunakan template chatbot ini pada akun Facebook business kamu, pastikan bahwa kamu sudah menghubungkannya dengan akun Kommo kamu terlebih dahulu. Berikut video tentang cara melakukannya.

Harap diperhatikan, sebelum memulai pastikan kamu melakukan yang berikut ini:

  1. Tambahkan email kamu ke akun Kommo. Ikuti langkah mudah ini untuk menghubungkannya.
  2. Buat template email yang ingin kamu gunakan dengan bot ini. Tonton tutorial kami untuk mengetahui caranya.

Untuk memulai prosesnya:

  • Pergi ke Kommo account > Communication tools > Create a new bot
  • Dari berbagai template, pilih yang Notify your customers about special offers, event reminders and more
  • Sekarang kamu harus memastikan bahwa pengguna yang akan mengirimkan email ini sudah menghubungkan email mereka ke akun Kommo. Dan pastikan kamu memiliki template email untuk menjalankan bot ini. Setelah kamu memilih pengguna dan template-nya, klik Save & Continue

Di jendela Execution Condition, kamu harus memilih yang berikut ini:

  • Date and Time (tanggal dan waktu), kapan bot kamu akan mengirimkan template ini
  • Tags yang terkait dengan penerima email kamu
  • Pada Lead Stage apa saja bot ini akan dijalankan
  • Klik Done.

Dan tampilannya di lead card akan seperti ini:

Siap membuat bot email reminder kamu di Kommo?

Tidak ada yang lebih baik selain memiliki asisten andalan yang dapat selalu mengingatkan pelanggan kamu tentang hal-hal penting.⚠️ Baik itu acara luar biasa atau pun penawaran fantastis, tetap terhubung dengan pelanggan di manapun selalu menjadi ide yang bagus.

Dan bot email pengingat acara adalah alat yang sempurna untuk tugas ini. 🤖

🤓Pesan sesi demo gratis

👩‍💻Masuk ke akun Kommo

💬Chat kami di situs web atau dalam akunmu

🤝Temukan partner untuk membantu pemasangan

🎥Kunjungi saluran Youtube kami

KommoTEAM

Tim konten kami selalu berusaha menyediakan kabar terbaru seputar tools marketing dan sales untuk membantumu mengembangkan bisnismu.

Artikel lainnya

Baca artikel

 

Kekuatan Salesbot: Layani pelanggan 24 jam dengan Chatbot Offline

Baca artikel

 

Kekuatan Salesbot: Respon otomatis dengan fitur Auto responder

Coba Gratis Kommo 14 hari, tidak perlu kartu kredit

Pelajari sendiri Kommo atau jadwalkan demo gratis bersama kami