WhatsApp Multiagente: Una breve guía

Aunque la función de WhatsApp Business multiagente no es necesaria para uso personal, es lo último para empresas en franco crecimiento.

La funcionalidad de WhatsApp multiagente depende de tu plataforma, por ejemplo, la aplicación de WhatsApp Business o WhatsApp Business API. Cada plataforma tiene su forma de añadir usuarios y dispositivos. Vamos a sumergirnos en ello a continuación.👇

WhatsApp ha desarrollado una aplicación empresarial para pequeñas empresas. Anteriormente, las empresas sólo podían vincular sus números a un único ordenador portátil y un teléfono. Con la última actualización de WhatsApp, ahora los usuarios pueden vincular sus números de WhatsApp Business a cinco dispositivos: 1 teléfono y 4 dispositivos más para cada número.

Las empresas medianas y grandes van más allá de las funciones que ofrece la aplicación de WhatsApp Business. Esto incluye enviar más mensajes, responder más rápido, monitorizar analíticas y ampliar equipos añadiendo más agentes a tus equipos de ventas o soporte. La API de WhatsApp Business ofrece todas estas oportunidades.

Con la API de WhatsApp Business puedes añadir tantos usuarios como quieras y comunicarte con hasta 10.000 clientes utilizando un solo número de WhatsApp.

Un CRM para WhatsApp es un software de gestión de relaciones con los clientes que se integra con la API de WhatsApp Business, lo que permite a las empresas comunicarse con sus clientes desde un único panel de control.

El mercado está repleto de proveedores de CRM WhatsApp multiagente. Puedes determinar cuál se adapta a tus necesidades solicitando demostraciones del producto o registrándote para pruebas gratuitas.

Kommo es uno de los mejores CRM WhatsApp multiagente del mercado. Incluso si la tuya es una pequeña empresa que utiliza la aplicación de WhatsApp Business, puedes beneficiarte del uso de Kommo como tu alternativa CRM. Con Kommo y WhatsApp Business, multiples usuarios pueden acceder a tu cuenta de Whatsapp conectando la aplicación de WhatsApp Business multiusuario a Kommo. Esto se conoce como la integración de WhatsApp Lite.

Aquí tienes una comparativa clara entre WhatsApp Lite y la API de WhatsApp Business:

Tanto con la API de WhatsApp Lite como con la de WhatsApp Business, puedes conectar hasta 50 números de teléfono a una cuenta de Kommo y acceder a una docena de funciones, tales como:

• Usuarios y derechos
• Colaboraciones entre gran cantidad de usuarios de WhatsApp
• Bandeja de entrada unificada
• Perfiles de lead
• Difusiones de WhatsApp
• Chatbot de WhatsApp
• Plantillas de WhatsApp
• Automatización de tareas
• Multiagente WhatsApp

En Kommo, añadir un nuevo usuario es tan sencillo como escribir su dirección de correo electrónico en la sección de usuarios. Puedes gestionar fácilmente los derechos de los usuarios en tu cuenta en función de sus funciones dentro de la empresa.

Con Kommo, puedes realizar las siguientes actividades avanzadas para WhatsApp multiagente:

• Chatear con compañeros directamente en la tarjeta de lead
• Reasignar las responsabilidades del equipo
• Guardar el historial de comunicación

Por ejemplo, si tu colega está especializado en un servicio concreto, puedes pedirle ayuda con un cliente potencial. Puedes escribirle en la tarjeta de lead y recibirá una notificación inmediatamente. Tu compañero puede tomar el relevo e informar directamente al cliente. Tu cliente no sabrá que le responden distintos miembros del equipo.

Como propietario de un negocio que busca expandirse, debes comunicarte con tus clientes en varias plataformas. Un CRM como Kommo te permite ver y responder mensajes de múltiples canales en una bandeja de entrada unificada.

No tienes que utilizar distintas aplicaciones para recibir los mensajes de los clientes. Están todos en el mismo sitio.

El equipo de ventas utiliza el CRM para WhatsApp para gestionar y organizar a los clientes potenciales de forma eficaz. En el perfil de lead puedes almacenar información sobre el cliente potencial, realizar un seguimiento de las interacciones y establecer recordatorios de seguimiento, todo para asegurarte de que se tiene en cuenta cada oportunidad potencial.

Mantener el interés de un cliente se hace más difícil a medida que aumenta la cantidad de clientes potenciales. Pero no te preocupes. La herramienta de difusión de WhatsApp de Kommo simplifica el envío de mensajes promocionales personalizados a tu audiencia sin perder tiempo copiando y pegando o elaborándolos manualmente.

Puedes agilizar aún más las conversaciones en WhatsApp utilizando el Salesbot y las plantillas de Kommo. El Salesbot interactúa automáticamente con los clientes en diversas situaciones, haciendo que las interacciones sean más rápidas y fluidas.

El Salesbot capta clientes y asigna automáticamente clientes potenciales al miembro adecuado del equipo. Es fácil de configurar y no requiere conocimientos técnicos.

Con las plantillas de WhatsApp, múltiples usuarios podrán tener acceso a herramientas de automatización avanzadas. No tienes que escribir el mismo mensaje una y otra vez a tus clientes. En su lugar, puedes utilizar fácilmente plantillas que puedes activar con palabras clave cortas.

Descubre cómo hacerlo explorando nuestra guía sobre la creación de plantillas de WhatsApp en Kommo.

Con muchos mensajes de clientes entrantes, es fácil olvidarse de responder o hacer un seguimiento. Kommo permite organizar y agilizar este proceso en WhatsApp, múltiples usuarios pueden resolver el problema.

• Cada tarea se integra en el calendario del usuario
• El usuario recibe una notificación cuando hay tareas pendientes
• Configura tareas automáticas en cuanto se cree un cliente potencial, pase a una etapa o en función de diversas acciones
• El Salesbot puede configurarse para enviar automáticamente a tus clientes mensajes de seguimiento.

Para configurar WhatsApp Business multiagente a través de la aplicación, primero tendrás que crear una cuenta de WhatsApp Business. Esto es muy sencillo.

Para configurar tu cuenta de WhatsApp Business:

• Verifica tu número de teléfono para esta cuenta
• Añade el nombre de tu empresa
• Toca Ajustes para crear tu perfil empresarial

También puedes migrar fácilmente tu cuenta de mensajería de WhatsApp a tu nueva cuenta de WhatsApp Business multiusuario, incluido tu historial de chat y tus archivos multimedia.

Para configurar WhatsApp multiagente en Android:

1. Abre tu aplicación de WhatsApp Business
2. Toca los tres puntos en la esquina superior derecha
3. Pulsa Dispositivos vinculados
4. Pulsa Vincular un dispositivo
5. Desbloquea tu teléfono:

• Si tu dispositivo tiene autenticación biométrica, sigue las instrucciones en pantalla.
• Si no tienes activada la autenticación biométrica, se te pedirá que introduzcas el PIN que utilizas para desbloquear el teléfono.

1. A continuación, apunta con el teléfono a la pantalla del dispositivo que deseas vincular para escanear el código QR.

Para eliminar usuarios:

1. Abre la aplicación de WhatsApp Business
2. Toca los tres puntos en la esquina superior derecha
3. Pulsa Dispositivos vinculados
4. Pulsa en el dispositivo > Cerrar sesión.

Para configurar WhatsApp multiusuario en iPhone:

1. Abre la aplicación de WhatsApp Business
2. Ve a Configuración
3. Pulsa Dispositivos vinculados
4. Pulsa Vincular un dispositivo
5. Desbloquea tu teléfono si estás en iOS 14 o superior:

• Dependiendo de tu modelo, desbloquea usando Touch ID o Face ID.
• Si no tienes activada la autenticación biométrica, deberás introducir el PIN que utilizas para desbloquear el teléfono

1. A continuación, apunta con el teléfono a la pantalla del dispositivo que deseas vincular para escanear el código QR.

Para eliminar usuarios:

1. Abra la aplicación de WhatsApp Business
2. Ve a Configuración
3. Pulsa Dispositivos vinculados
4. Pulsa en el dispositivo > Cerrar sesión.

Aunque WhatsApp ofrece una solución al permitir una función de WhatsApp multiusuario que vincula tu cuenta a varios dispositivos, todavía hay algunas limitaciones a las que se enfrentan las empresas al utilizar la aplicación.

• No hay opción de reasignar el chat a otros miembros del equipo
• Imposibilidad de disponer de una opción de comunicación interna
• Imposibilidad de realizar un seguimiento de los chats perdidos
• Confusión cuando varios agentes trabajan con el mismo cliente desde distintos dispositivos.
• Imposibilidad de realizar un seguimiento del rendimiento laboral de los miembros del equipo.
• Imposibilidad de priorizar los chats
• Sin analíticas
• Sin soporte para chatbot
• Incapacidad para rastrear las conversaciones de los clientes con otros miembros del equipo.

Por eso es necesario tener la API de WhatsApp Business vinculada a un CRM WhatsApp multiagente como Kommo, que no solo permite tener varios usuarios, sino que también libera todo el potencial de WhatsApp como canal de comunicación con los clientes.

Antes de añadir tu integración de WhatsApp Lite a tu cuenta de Kommo, necesitarás:

• Una suscripción a Kommo
• Una cuenta de WhatsApp existente

A continuación, para conectar tu cuenta de WhatsApp, sigue estos pasos:

• Haz clic en Ajustes > Integración > WhatsApp Lite.
• Acepta la política de privacidad y haz clic en Instalar.
• Después de instalar, haz clic en Conectar.
• Elige entre Android o iPhone.

En este punto, aparece un código QR. En el teléfono:

• Abre WhatsApp
• Haz clic en Configuración > Vincular un dispositivo
• Escanea el código QR

Y ¡boom! ¡Estás dentro!

Para utilizar la API de WhatsApp Business en Kommo, necesitarás:

• Un número de teléfono activo no asociado a una cuenta de WhatsApp Business.
• Una cuenta de Meta Business.

A continuación, para conectar tu Administrador de WhatsApp Business:

• Haz clic en Ajustes > Integración > WhatsApp Business API.
• Acepta la política de privacidad y haz clic en Instalar.
• Ve al Gestor de WhatsApp y haz clic en Conectar.

Se te redirigirá a una nueva ventana, haz clic en Continuar con Facebook.

En Kommo puedes invitar a los miembros de tu equipo a colaborar, asignar tareas, supervisar la actividad y alcanzar objetivos.

Invitar usuarios a tu cuenta de Kommo es fácil:

• Ve a Ajustes > Usuarios y haz clic en +Agregar usuario en la esquina superior derecha.
• Rellena los campos de nombre, correo electrónico y contraseña y asígnalo a uno de los grupos.
• No olvides pulsar Guardar cuando termines.

Puedes personalizar los permisos de usuario para gestionar datos como leads, clientes, contactos, empresas y tareas pendientes.

A continuación te explicamos cómo configurar el acceso de los usuarios:

• Rojo (Negado)
• Amarillo/Naranja (Responsable)
• Azul (Solo un grupo)
• Verde (Permitido)

Los usuarios recibirán una invitación por correo electrónico para crear su cuenta utilizando la dirección de correo electrónico registrada. Eso es todo.

Empieza a utilizar WhatsApp multiagente para disfrutar de la experiencia definitiva de varios usuarios. Gracias a esta función, maximizarás la comunicación con los clientes a través de WhatsApp y otras plataformas de mensajería, ¡y desbloquearás tu camino hacia el éxito! 🤓

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