Cara Menggunakan Document Generator Bot di Kommo

Mari kita definisikan Document Generator terlebih dahulu. Document generator adalah sebuah alat yang digunakan untuk membuat dokumen yang umum digunakan, seperti faktur, kontrak, surat penawaran, formulir pemesanan, dan masih banyak lagi, dalam skala besar.

Namun, di Kommo ini biasanya disebut dengan Document Generator bot. Bot ini secara otomatis dapat mengidentifikasi detail pelanggan apapun yang berada dalam database, seperti nama, nomor kontak, alamat, dan harga pesanan, lalu memasukkannya langsung ke dalam placeholder di templat dokumen.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa kamu harus mempertimbangkan penggunaan Document Generator bot untuk bisnis kamu:

• Mempercepatprosespembuatandokumen
• Meminimalisirinputmanualdanmenghindarikesalahan
• Mengurangibiaya
• Meningkatkanpengalamanpelanggan

Fitur membuat dokumen secara otomatis tidak terbatas pada industri atau jenis dokumen apapun.💃

Fitur ini dapat diterapkan di:

• BisnisB2BdanB2C
• PerusahaanIT
• Penyedialayanankesehatan
• LayananHukum&Keuangan
• AgenPemasaranDigital

Dan kamu dapat menggunakannya untuk membuat apapun yang kamu perlukan, termasuk:

• Kontrakpenjualan
• Suratpenawaran
• Persetujuananggaran
• Klaimasuransi
• Pendaftaranacara
• Sertaformulirlainyangumumdigunakan

Dan ini hanya beberapa contoh kasus penggunaannya. Dengan Document Generator bot, langit adalah batasnya.😉

Document Generator bot Kommo memungkinkan kamu untuk mengotomatiskan pekerjaan rutin manajer atau agen penjualan kamu, serta membantu mereka untuk menghemat banyak waktu dari pembuatan formulir yang biasa dikerjakan secara manual.

Document Generator bot berfungsi sebagai bagian dari chatbot Kommo, atau seperti yang biasa kita sebut, Salesbot.

Bot ini mentransfer data dari lead card Kommo langsung ke templat dokumen kamu, membuat dokumen yang telah dipersonalisasi untuk setiap klien.

Modifikator khusus yang akan membantu kamu mentransfer data, termasuk:

• Namalead
• Nomorkontakdanalamat
• Hargapesanan
• Tanggal;danlainnya

Ada beberapa hal yang perlu kamu siapkan sebelum membiarkan teknologi ini melakukan semua pekerjaan untuk kamu. 😉

Siapkan templat dokumen Buat custom field di Kommo Memiliki akses Google Drive Siapkan templat dokumen Templat dokumen memungkinkan kamu untuk meletakkan placeholder untuk para penerima.

Kamu harus pastikan bahwa teks yang berada dalam placeholder dari templat kamu:

☝️Lengkap

✌️Berlabel jelas

🤘Unik

Unik artinya kamu harus membedakan placeholder satu dengan yang lain. Jika tidak, data akan tergabung secara tidak benar.

Berikut adalah contoh penulisan yang SEHARUSNYA dan TIDAK SEHARUSNYA dilakukan

✅Benar:

[TANGGAL PEMBUATAN]

[TANGGAL DITANDATANGANI]

❌Salah:

[TANGGAL]

[TANGGAL]

👇Berikut adalah tampilan templat dokumen:

Buat bidang/custom field di Kommo

Sekarang kamu perlu membuat grup custom field di lead card. Field atau kolom tersebut harus sesuai dengan data yang ingin kamu isi dengan templat dokumen kamu.

Custom field dapat menunjukkan data apapun yang kamu pilih, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Jenisdokumen
• Nomordokumen
• Tanggalpenerbitan
• Namaklien
• Perjanjianpembayaran

Untuk membuat custom field, pergi ke Leads > Buka Lead Card acak > Pilih ⚙️Setup.

Sekarang klik +, tambahkan New Group, dan pilih Fields yang dari mana data akan diambil.

Buat folder di Google Drive untuk menyimpan semua dokumen yang telah dibuat

Terakhir, kamu memerlukan akses ke Google Drive untuk mengunggah dan menyimpan templat dokumen dalam format Google Doc. Jika kamu belum memiliki akun Google, kamu dapat membuatnya hanya dalam beberapa klik.

Sekarang saatnya menggunakan otomatisasi dokumen di Kommo! Untuk melakukannya, kamu perlu memasang Document Generator bot di visual builder-nya Salesbot.👇

Langkah 1: Buatlah Salesbot baru atau buka yang sudah ada

Langkah 2: Klik Add next step, pilih Widget, dan temukan Document Generator di jendela Widgets, lalu klik +Install

Langkah 3: Terima kebijakan privasi Kommo dan klik +Install

Langkah 4: Kembali ke jendela Widgets, temukan Document Generator, dan klik +Add , lalu masuk ke akun Google Drive kamu

Langkah 5: Mulai atur bot kamu dengan memilih templat dokumen yang ingin kamu isi

Langkah 6 Pilih folder tempat kamu ingin menyimpan dokumen

Langkah 7: Pilih kolom Kommo yang sudah ada di mana tautan dokumen akan disimpan setelah dibuat

🖍️ Setelah menekan Next, kamu harus mengidentifikasi teks mana di dalam dokumen yang harus diganti dengan informasi dari lead card.

Sorot placeholder di templat dokumen kamu dan pilih field atau kolom yang sesuai di Kommo untuk mengisinya, seperti yang ditunjukkan oleh contoh di bawah ini.👇

Lalu, tekan Save.

Untuk menyelesaikan pembuatan bot, kamu harus menunjukkan pesan yang akan diterima oleh pengguna jika pembuatan dokumen berhasil atau gagal.

Contohnya:

✍️ Dokumen ini berhasil dibuat

✍️ Pembuatan dokumen gagal.

Jika kamu tidak ingin bot melakukan tindakan lain, Stop bot dan klik Save & Continue.

Sekarang kita tinggal beberapa langkah lagi dari dokumen pertama kamu yang akan dibuat secara otomatis.👻

Setelah kamu menentukan klien yang ingin dibuat dokumennya, buka lead card mereka, dan isi kolom yang diperlukan untuk pembuatan dokumen.

Sedangkan untuk mengirimkan kontrak kita ke influencer, kita harus menemukan dan menjangkau mereka terlebih dahulu. Kommo adalah tempat yang tepat jika kamu ingin berkomunikasi dan mengelola para influencer.

Buka lead card influencer tersebut, dan isi kolom yang diperlukan untuk pembuatan dokumen. Ini dapat dilakukan saat kamu menjangkau atau berkomunikasi dengan influencer. Di Kommo, kamu dapat menjangkau influencer melalui WhatsApp, Instagram, atau Facebook Messenger. Kamu juga dapat menghubungkan integrasi VoIP untuk memanggil influencer kamu langsung dari Kommo.

Setelah selesai mengumpulkan informasi, di chat box, ketik “/” (garis miring) lalu di bawah kategori Salesbot, pilih Document generation PDF / Google Docs, tergantung dari format yang kamu pilih untuk menyimpannya.

Setelah itu, tekan Run.🏃‍♂️

Pastikan juga kamu Kunjungi tautan tersebut untuk mengecek apakah dokumen tersebut sudah dibuat dengan benar sebelum mengirimkannya.

Untuk mengirimkan dokumen tersebut ke klien, hanya perlu salin dan tempel tautan ke chat box dan kirim via email atau pengirim pesan pilihan kamu langsung dari lead card tanpa harus meninggalkan Kommo. 💬

Otomatisasi dokumen adalah suatu keharusan bagi setiap bisnis sukses yang ingin berkembang lebih jauh. Teknologi ini membantu mempercepat proses penjualan, memangkas biaya, memberikan layanan pelanggan yang lebih baik, dan masih banyak lagi.😎

Namun, seperti teknologi AI lainnya, document generator bot tidak dimaksudkan untuk menggantikan manusia, melainkan untuk membebaskan mereka dari tugas monoton yang membosankan, memungkinkan mereka untuk lebih fokus pada pekerjaan bernilai tinggi yang hanya dapat dilakukan oleh manusia.

Mulai akun Kommo gratis hari ini dan cobalah sendiri bot Document Generator kami.

Dan ingat, jika kamu masih memiliki pertanyaan lain, tim kami akan dengan senang hati membantu. 🙋‍♀️

🤓Pesan sesi demo gratis

👩‍💻Masuk ke akun Kommo

💬Chat kami di situs web atau dalam akunmu

🤝Temukan partner untuk membantu pemasangan

🎥Kunjungi saluran Youtube kami