Gestiona reservas con el agente de IA de Kommo

1. Ve a la sección Agente de IA.

Ve a la pestaña Personalidad y configura cómo el agente de IA debe comunicarse con tus clientes. Establece los siguientes campos:

• Rol y personalidad
• Tono de voz
• Longitud de respuestas
• Idioma de la respuesta
• Demora antes de responder (segundos)
• Pautas

Para conocer más cómo configurar la personalidad del agente de IA, consulta nuestra guía.

1. Ve a la pestaña Acciones y haz clic en + Añadir acción para crear una.

Para cada acción, tendrás que definir las siguientes instrucciones:

• CUANDO - condiciones que el agente de IA debe cumplir para responder.
• HACER - acciones que el agente de IA ejecutará cuando se cumplan las condiciones.
• Más(opcional) - reglas adicionales que el agente de IA debe seguir cuando una situación requiere mayor claridad o validaciones.

Para más detalles sobre cómo funcionan estas instrucciones, consulta nuestra guía de configuración manual.

1. En el campo CUANDO, elige la condición El mensaje entrante contiene: saludo.

También puedes escribir tu propia condición CUANDO personalizada manualmente y presionar Enter para guardarla. Por ejemplo: agregar frases como hola o buenos días.

1. En el campo HACER, selecciona la acción Utilizar siempre este mismo mensaje y añade un mensaje de bienvenida. Por ejemplo: “¡Hola! Gracias por contactarnos. ¿En qué te podemos ayudar?”

También puedes agregar otras acciones como Administrar etiquetas y agregar una etiqueta al lead entrante, como nuevo lead.

1. Haz clic en Guardar acción.

1. En CUANDO, elige la condición El cliente pregunta por primera vez sobre: reservas. Usa esta condición para ayudar al agente de IA a reconocer las solicitudes de reserva de forma temprana y guiar la conversación a la siguiente etapa.

1. Selecciona las acciones HACER:

• Solicitar al cliente: nombre, teléfono y correo. Esto te brinda la información de contacto necesaria para confirmar la reserva o hacer el seguimiento después.
• Mover etapa del lead a: solicitud de reserva en tu pipeline. De esta manera, el lead se mantiene organizado en la etapa correcta a medida que la conversación progresa.

1. En el campo Más, agrega más instrucciones detalladas, como: “Pregúntale al cliente qué servicio desea reservar antes de mostrarle los horarios disponibles”.

1. Guarda la acción.

Antes de crear las acciones de reserva del agente de IA, deberás hacer lo siguiente:

Para aprender a crear tipos de reserva, consulta el artículo Configura tipos de cita.

En este caso, usaremos dos tipos de reserva ya creadas en la sección Calendario:

• Planificación de vacaciones
• Confirmación de reserva

Podrás seleccionar estas opciones más adelante cuando configures las acciones HACER en el agente de IA.

Para ayudar al agente de IA a entender los servicios que ofreces y responder de manera más exacta, ve a la pestaña Fuentes → haz clic en + Añadir una nueva fuente.

Elige un tipo de fuente y agrega información relevante sobre tu negocio. Así, el agente de IA podrá usar esta información al responder a tus clientes.

Puedes incluir el siguiente tipo de información:

• Nombres de los servicios
• Duración
• Precio
• Requisitos antes de realizar una reserva
• Condiciones importantes que los clientes deben saber

tUna vez que termines de agregar la información, haz clic en Guardar.

Para aprender a añadir una fuente, consulta nuestro artículo sobre Fuentes de conocimiento de IA.

1. En CUANDO, elige la condición El cliente pregunta por primera vez sobre: planificación de vacaciones. Usa esta condición para que el agente de IA pueda reconocer cuándo un cliente desea reservar una reunión para planificar las vacaciones y pueda disparar la acción correcta.

1. Elige las siguientes acciones HACER:

• Crear cita en el Calendario: y elige planificación de vacaciones (el tipo de reserva creado anteriormente). Esto permite que el agente de IA ofrezca la opción de reserva correcta.
• Administrar etiquetas: y agrega etiquetas al lead, como primera cita y planificación de vacaciones.
• Responder utilizando la fuente de base de conocimientos: y selecciona la fuente que cargaste anteriormente con la información de tus servicios (por ejemplo, información del negocio). Luego, el agente de IA podrá usar la información de tu servicio para responder.

1. En el campo Más, agrega más instrucciones detalladas, como: “Siempre mantén informado al cliente sobre las condiciones especiales del servicio, y comunícale que los precios y la disponibilidad pueden variar dependiendo de la temporada o la disponibilidad del proveedor”.

1. Haz clic en Guardar acción.

1. En CUANDO, elige la condición El cliente pregunta por primera vez sobre: confirmación del viaje. Usa esta condición para que el agente de IA pueda reconocer cuándo un cliente se encuentra listo para confirmar sus vacaciones y continuar con los siguientes pasos.

1. Elige las siguientes acciones HACER:

• Crear cita en el Calendario: y elige confirmación de reserva (el tipo de reserva creado anteriormente). Esto permite que el agente de IA ofrezca la opción de reserva correcta.
• Administrar etiquetas: y agrega una etiqueta como confirmación de reserva o listo para reservar.
• Responder utilizando la fuente de la base de conocimiento: y selecciona la fuente cargada anteriormente con la información del servicio, en este caso información del negocio. Luego, el agente de IA podrá usar la información de tu servicio al responder.

1. En el campo Más, agrega: “Siempre mantén informado al cliente sobre las condiciones especiales del servicio, y comunícale que las reservas se confirman únicamente cuando se completa el pago y que están sujetas a disponibilidad”.

1. Haz clic en Guardar acción.

1. En CUANDO, elige las siguientes condiciones:

• El cliente quiere: obtener soporte
• El cliente quiere: hablar con un agente humano

Configura la acción para que se dispare cuando se cumple alguna condición. Esto ayuda al agente de IA a reconocer las diferentes solicitudes que requieren asistencia humana.

1. Agrega las siguientes acciones HACER:

• Transferir al usuario: y elige transferir la conversación con el permiso del cliente y con resumen de conversaciones. En el campo de mensaje, puedes agregar uno que diga: “Te estamos conectando con un miembro del equipo que continuará ayudándote”.
• Agregar tarea: y configura el tipo de tarea como seguimiento para el usuario responsable actual. En el campo comentario, incluye: “El cliente solicitó asistencia humana. Por favor, revisa la conversación y haz el seguimiento”. Esto le da a tu equipo el contexto necesario para continuar la conversación sin inconvenientes.

1. En el campo Más, agrega la siguiente instrucción: “Si hay alguna demora, informa al cliente que un miembro del equipo está revisando su solicitud y evita hacer preguntas adicionales antes de la transferencia”.

1. Una vez que esté todo listo, haz clic en Guardar acción.

Con esta configuración, tu agente de IA puede gestionar solicitudes de reserva automáticamente, guiar a los clientes durante el proceso de reserva, compartir información útil sobre los servicios y transferir conversaciones urgentes o complejas cuando sea necesario.

Esto puede ayudar a tu equipo a optimizar la gestión de reservas, mejorar la experiencia del cliente y mantener los datos organizados en tu CRM.

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