Gerenciar agendamentos com o agente de IA da Kommo

1. Vá até a seção do Agente de IA.

1. Vá até a aba Persona e configure como o agente de IA deve se comunicar com seus clientes. Configure os seguintes campos:

• Função e personalidade
• Tom de voz
• Tamanho das respostas
• Idioma das respostas
• Pausa antes da resposta (segundos)
• Diretrizes

Para saber mais sobre como configurar a Persona do agente de IA, consulte nosso guia.

1. Vá até a aba Ações e clique em + Adicionar ação para criar uma.

Para cada ação você precisará definir as seguintes instruções:

• QUANDO — condições que o agente de IA precisa atender para responder.
• FAZER — ações que o agente de IA executará quando as condições forem atendidas.
• Mais(opcional) — regras adicionais que o agente de IA deve seguir quando uma situação precisar de mais clareza ou verificações.

Para mais detalhes sobre como essas instruções funcionam, consulte nosso guia de configuração manual.

1. Escolha a condição QUANDO Mensagem recebida contém: saudação.

Você também pode digitar sua própria condição QUANDO personalizada manualmente e pressionar Enter para salvar. Por exemplo: adicione frases como olá ou como vai.

1. Selecione a ação FAZER Sempre usar exatamente esta mesma mensagem e adicione uma mensagem de boas-vindas. Por exemplo: ‘Oi! Obrigado por entrar em contato. Como podemos te ajudar?’.

Você também pode adicionar outras ações como Gerenciar tags e adicionar uma tag ao lead recebido, como novo-lead.

1. Clique em Salvar ação.

1. Selecione a condição QUANDO O cliente pergunta pela primeira vez sobre: agendamento. Use essa condição para ajudar o agente de IA a reconhecer solicitações de agendamento cedo e guiar a conversa para o próximo passo.

1. Selecione as ações FAZER:

• Solicitar ao cliente: nome, telefone e email. Isso fornece os dados de contato necessários para confirmar o agendamento ou fazer acompanhamento depois.
• Mudar etapa do lead para: Solicitação de agendamento no seu pipeline. Assim, o lead permanece organizado na etapa correta conforme a conversa avança.

1. No campo Mais, adicione instruções mais detalhadas, como: ‘Pergunte qual serviço o cliente deseja agendar antes de mostrar os horários disponíveis’.

1. Salve a ação.

Antes de criar as ações de agendamento do agente de IA, você precisará:

Para saber como criar tipos de agendamento, consulte nosso artigo Configurar tipos de agendamento.

Neste caso, usaremos dois tipos de agendamento já criados na seção Calendário:

• Planejamento de férias
• Confirmação de reserva

Você poderá selecioná-los depois ao configurar as ações FAZER no agente de IA.

Para ajudar o agente de IA a entender seus serviços e responder com mais precisão, vá até a aba Fontes → clique em + Adicionar nova fonte de conhecimento.

Escolha um tipo de fonte e adicione informações relevantes sobre o seu negócio. O agente de IA poderá usar essas informações ao responder aos clientes.

Você pode incluir detalhes como:

• Nomes dos serviços
• Duração
• Preços
• Requisitos antes do agendamento
• Condições importantes que os clientes devem saber

tDepois de adicionar as informações, clique em Salvar.

Para saber mais sobre como adicionar uma fonte, consulte nosso artigo sobre fontes de conhecimento de IA.

1. Selecione a condição QUANDO O cliente pergunta pela primeira vez sobre: planejamento de viagem. Use essa condição para que o agente de IA reconheça quando um cliente deseja agendar uma reunião de planejamento de férias e acione a ação correta.

1. Selecione as seguintes ações FAZER:

• Criar compromisso no Calendário: e escolha Planejamento de férias (o tipo de agendamento criado anteriormente). Isso permite que o agente de IA ofereça a opção correta.
• Gerenciar tags: e adicione tags ao lead, como primeiro-agendamento e planejamento-de-férias.
• Responder usando a fonte da base de conhecimento: e selecione a fonte adicionada anteriormente com as informações dos seus serviços (por exemplo, Informações do negócio). O agente de IA poderá usar esses dados ao responder.

1. 3. No campo Mais, adicione instruções mais detalhadas, como: ‘Sempre informe o cliente sobre condições especiais desse serviço, incluindo que preços e disponibilidade podem mudar dependendo da temporada e da disponibilidade dos fornecedores’.

1. Clique em Salvar ação.

1. Selecione a condição QUANDO O cliente pergunta pela primeira vez sobre: confirmação de viagem. Use essa condição para que o agente de IA reconheça quando o cliente está pronto para confirmar e continue com os próximos passos.

1. Selecione as seguintes ações FAZER:

• Criar compromisso no Calendário: e escolha Confirmação de reserva (o tipo de agendamento criado anteriormente). Isso permite que o agente de IA ofereça a opção de agendamento correta.
• Gerenciar tags: e adicione uma tag como confirmação-agendamento ou pronto-para-agendar.
• Responder usando a fonte da base de conhecimento: e selecione a fonte adicionada anteriormente com as informações dos seus serviços (neste caso, Informações do negócio). O agente de IA poderá então usar os detalhes dos seus serviços ao responder.

1. No campo Mais, adicione: ‘Sempre informe o cliente sobre condições especiais desse serviço, incluindo que as reservas só são confirmadas após o pagamento e estão sujeitas à disponibilidade’.

1. Clique em Salvar ação.

1. Selecione as seguintes condições QUANDO:

• O cliente deseja: obter suporte
• O cliente deseja: falar com um agente humano

Defina a ação para ser executada quando Qualquer condição é atendida. Isso ajuda o agente de IA a reconhecer diferentes solicitações que precisam de assistência humana.

1. Adicione as seguintes ações FAZER:

• Transferir para usuário: e escolha transferir a conversa com a permissão do cliente e com o resumo da conversa. Para o campo de mensagem, você pode adicionar algo como: ‘Você está sendo conectado a um membro da equipe que continuará o atendimento’.
• Adicionar tarefa: e defina o Tipo de tarefa como Acompanhar para o Usuário responsável atual. No campo de comentário, inclua: ‘O cliente solicitou assistência humana. Por favor, revise a conversa e faça o acompanhamento’. Isso fornece contexto para continuidade do atendimento.

1. No campo Mais, adicione a seguinte instrução: ‘Se houver atraso, informe ao cliente que um membro da equipe está analisando a solicitação e evite fazer perguntas adicionais antes da transferência’.

1. Quando terminar, clique em Salvar ação.

Com essa configuração, seu agente de IA pode gerenciar solicitações de agendamento automaticamente, guiar os clientes pelo processo, compartilhar informações úteis sobre serviços e transferir conversas mais urgentes ou complexas quando necessário.

Isso ajuda sua equipe a organizar melhor os agendamentos, melhorar a experiência do cliente e manter os dados organizados no seu CRM.

Precisa de mais ajuda com a configuração ou solução de problemas? Entre em contato conosco enviando um e-mail para support@kommo.com ou escreva para nós via WhatsApp. Você também pode contratar um parceiro da Kommo para fazer todo o trabalho pesado para você.

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