Okan Dent’in Satış Müdürü Kübra Irmak ile Röportaj
// TL;DR
Okan Dent, Kommo CRM’i kullanarak hasta iletişimini ve satış süreçlerini nasıl iyileştirdiğini, ayrıca klinik içinde ve hasta ile olan etkileşimlerde otomasyonu nasıl sağladığını paylaşıyor.
Arka Plan
Okan Dent, ağız ve diş sağlığı alanında sunduğu kapsamlı hizmetlerle öne çıkan bir klinik. Klinik, sadece tedavi sunmakla kalmıyor, hasta deneyimini de merkeze alıyor ve memnuniyeti sürekli artırmayı hedefliyor. Ancak artan hasta talepleri ve çok kanallı reklam stratejileri, iletişim ve süreç yönetimini zorlaştırıyordu.
Kübra Irmak, Okan Dent’te hasta iletişimi ve süreç yönetimini üstleniyor. Klinik her gün sosyal medya, web formu ve WhatsApp üzerinden çok sayıda yeni başvuru alıyor. Bu başvurular farklı platformlardan geldiği için bilgileri tek bir noktada toplamak imkânsız hale gelmişti. Kübra durumu şöyle aktarıyor:
Bir hastanın bilgilerini Facebook’tan alıyorduk, diğerini WhatsApp’tan, bazıları ise web formuna düşüyordu. Hepsini manuel olarak takip etmek çok zordu. Mesajlara geç yanıt verdiğimizde, hasta çoktan başka bir kliniğe gitmiş oluyordu.
Bu durum hem hasta kaybına yol açıyor hem de ekip içi koordinasyonu zorlaştırıyordu. Hekimler hastaların geçmişine kolayca ulaşamıyor, tedavi ve fiyat bilgilerini zamanında göremiyor ve sürecin hangi aşamada olduğunu takip edemiyordu. Kübra, Kommo CRM’i kullanarak bu süreci düzene sokmayı ve hem hastalara hızlı ulaşmayı hem de ekibin operasyonel yükünü azaltmayı hedefledi.
Motivasyon
Kübra, Kommo CRM sayesinde bu sorunu çözebildiklerini anlatıyor: 'Bizim için en önemli şey hız. Hastaya ilk ‘Merhaba’ mesajını anında gönderebilmek gerekiyor. Kommo sayesinde artık bu mesajı otomatik olarak iletebiliyoruz. Bu hem profesyonel bir görüntü veriyor hem de hastaya güven sağlıyor.'
Klinik, mevcut hastaların takibini de kolaylaştırmak istiyordu. Hekimler artık her hastanın hangi aşamada olduğunu, verilen fiyat tekliflerini ve muayene planlarını tek panelden görebiliyor. Kübra, 'Tek panel üzerinden bütün hasta datalarını görmemiz, bütün panellerden çıkılan reklamları analiz etmemiz bizi motive etti' diyerek Kommo’nun birleşik gelen kutusunun değerini vurguluyor. Bu sayede hem ekip içi koordinasyon güçlendi hem de hastalara verilen hizmetin kalitesi arttı.
Ayrıca, klinik operasyonları sırasında bazı hastaların ek takip gerektirdiğini fark ettiler. Kübra, bu noktada Kommo’nun otomatik hatırlatmalarını ve AI destekli mesajlarını kritik bulduğunu söylüyor:
Kommo CRM ilk mesajı atıyor ve CRM’in notlarını iletiyor. Direkt hastayla biz ilk teması kurmuş oluyoruz. Bu, hastayı satışa döndürmede çok büyük etkisi oluyor.
Kommo ile Kazanımlar
#1 Birleşik gelen kutusu
Kübra, Kommo’nun birleşik gelen kutusunu kullanarak WhatsApp, Instagram, Facebook ve web formundan gelen tüm mesajları tek panelde topladı. 'Tek panel üzerinden bütün hasta datalarını görmemiz, bütün panellerden çıkılan reklamları analiz etmemiz bizi motive etti' diyerek bu özelliğin hasta kaybını önlemede kritik olduğunu belirtiyor. Bu sistem sayesinde hiçbir mesaj kaybolmadı ve tüm hasta iletişimi hızlı bir şekilde yönetildi. Kübra, özellikle yoğun günlerde bile gelen tüm mesajlara anında ulaşabildiklerini ve dönüşleri geciktirmediklerini vurguluyor.
#2 Müşteri kartları
Kübra, her hasta için ayrı müşteri kartları açtı ve kartlarda iletişim bilgileri, yaş grupları, fiyat teklifleri, muayene tarihleri ve alınan notları kaydetti. 'Kommo CRM her hasta için farklı lead oluşturup bizlere müşteri hakkında detaylı bilgi sunuyor' diyerek bu özelliğin hasta takibini ne kadar kolaylaştırdığını anlatıyor. Hekimler de aynı bilgilere erişebiliyor ve süreç şeffaf hâle geliyor, hasta memnuniyeti artıyor. Kübra, kartlarda her bilgiyi güncel tutmanın, özellikle fiyat ve muayene notlarının görünür olmasının, hem ekibi hem de hastaları rahatlatığını belirtiyor.
#3 AI temsilcisi
AI destekli sistem, özellikle yeni hasta başvurularında sürecin hızlanmasını sağlıyor ve dönüş oranlarını artırıyor. Kommo’nun yapay zekâ destekli temsilcisi, hastalara ilk yanıtı otomatik olarak gönderiyor. Kübra şöyle anlatıyor:
AI temsilcisi sayesinde yoğun dönemlerde bile hızlı dönüş sağlıyoruz. Kommo CRM ilk mesajı atıyor ve CRM’in notlarını iletiyor. Direkt hastayla biz ilk teması kurmuş oluyoruz. Bu, hastayı satışa döndürmede çok büyük etkisi oluyor.
#4 Gelişmiş reklam takibi
Kübra, reklam takibi konusunda Kommo’nun faydasını şöyle özetliyor: 'Kommo CRM’den sonra bütün çıkılan reklamların tek panel üzerinde gözüküyor olması geri dönüşlerimizde bize yardımcı oluyor. Önceden bunu takip etmek çok zordu.' Artık hangi reklamın hangi hastayı getirdiği net bir şekilde görülebiliyor. Reklam bütçesi daha verimli kullanılıyor ve kampanya stratejileri bilinçli şekilde planlanabiliyor. Kübra, bu özelliğin klinik için zaman ve kaynak tasarrufu sağladığını belirtiyor.
#5 Otomatik hatırlatmalar ve planlı mesajlar
Kübra, hastalara 1., 3. ve 7. gün otomatik mesajlar gönderiyor: 'Bu noktada hastayla tekrardan bir bağlantı kurma, kendimizi hatırlatma etkisine sahip oluyoruz ve hastalar bize daha fazla dönüş sağlıyor.' Bu sistem sayesinde hasta bağlılığı artıyor ve klinik sürekli hatırlanıyor. Planlı mesajlar, özellikle tedavi sürecinin farklı aşamalarında hastaların klinik ile temasını sürdürmesini sağlıyor.
#6 WhatsApp entegrasyonu
Kübra, WhatsApp entegrasyonu sayesinde hastaları tek tıkla arayabiliyor ve mesaj gönderebiliyor. Telefon yanında olmasa bile uzaktan çalışabiliyor. Bu özellik hem iş akışını hızlandırıyor hem de ekibe esneklik sağlıyor. Kübra, ekip üyelerinin aynı panel üzerinden işlem yapabilmesinin, ekibin koordinasyonunu ciddi ölçüde artırdığını belirtiyor.
Ofiste olmasam bile, evden hastaların takibini sağlayabiliyorum. Bu noktada bütün arkadaşlarıma anlatıyorum.
Kommo iş yükünü hafifletiyor
Klinik içerisindeki hekimler, artık hastalarla ilgili tüm detaylara kolayca erişebiliyorlar.
Bu sayede her hastanın yaşı, iletişim bilgisi, önceki notları tek tıkla görüntülenebiliyor, WhatsApp aramaları ve mesajları Kommo üzerinden yapılabiliyor ve telefon hatları meşgul olsa bile sistem üzerinden iletişim sürdürülebiliyor. Bu durum hem hekimin işini kolaylaştırıyor hem de hastaya daha profesyonel bir deneyim sunulmasını sağlıyor.
Satış cirosunda %55’e varan artış
Kommo CRM’in sunduğu otomasyon ve entegrasyonlar sayesinde Okan Dent, reklamdan gelen hastaların daha büyük kısmını satışa dönüştürebildi. Özellikle sistemin 7/24 çalışıyor olması, hastaların gece bile mesaj almasını sağladı. Kübra, değişimi şöyle özetliyor:
Eskiden ofiste olmadığımda işler aksardı. Şimdi Kommo her şeyi hatırlatıyor, mesajları benim yerime atıyor, lead’leri sıralıyor. Evdeyken bile hastalarla iletişim kurabiliyorum. Satışlarımızda %50’yi geçen bir artış oldu. Kommo sayesinde bu iş daha kontrollü ve profesyonel hale geldi.
Son Söz
Okan Dent’in Kommo CRM ile gerçekleştirdiği dijital dönüşüm, yalnızca hasta takibini değil, doğrudan satış ve ciroya yansıyan büyük bir başarı hikayesine dönüştü.
Sistemli yapı, otomatik yanıtlar, planlı mesajlaşmalar ve net analizlerle artık Okan Dent, hasta edinme sürecinde çok daha profesyonel bir yapıya sahip.
Kübra şöyle diyor:
Kommo CRM sadece diş klinikleri için değil. Satış yapan, müşterisi olan herkesin kullanması gereken bir sistem. Ben arkadaşlarıma da öneriyorum.
💬Web sitesi üzerinden veya hesabınız içinden bizimle sohbet edin
🤓Ekiple ücretsiz demo seansı için randevu alın
👩💻Kommo hesabınıza giriş yapın
🤝Bunu sizin için yapacak bir partner bulun
🎥YouTube kanalımızı ziyaret edin
