Panduan utama memanfaatkan pesan utilitas WhatsApp

Pesan utilitas adalah bentuk komunikasi bisnis yang kuat. Pesan ini menyampaikan informasi penting yang tidak bersifat promosi kepada pelanggan melalui template pesan yang sudah disetujui sebelumnya dan dikirim melalui platform seperti WhatsApp, serta membutuhkan persetujuan pelanggan (opt-in) terlebih dahulu.

Menyampaikan komunikasi penting seperti ini memungkinkan bisnis untuk meningkatkan pengalaman pelanggan secara signifikan. Pesan utilitas menjaga pelanggan tetap terinformasi di setiap tahap perjalanan mereka, membangun kepercayaan yang lebih besar, dan memperkuat loyalitas.

Dengan menggabungkan kekuatan WhatsApp dan Kommo, sebagai Meta Business Partner, bisnis di seluruh dunia kini dapat membuka smart automation melalui percakapan.

Bisnis bisa mengotomatiskan percakapan tersebut, tetap terhubung di luar jendela layanan 24 jam, dan memastikan informasi penting selalu terlihat. Ini menjadikan pesan utilitas sebagai cara yang kuat untuk membangun hubungan jangka panjang, menjaga pelanggan tetap terlibat, dan mengintegrasikan brand kamu secara mulus ke dalam kehidupan sehari-hari mereka.

Pesan utilitas bukan sekadar alat untuk mengirim update ke pelanggan, tetapi sebagai ruang untuk interaksi real-time dan peningkatan kepuasan pelanggan 👇

• Meningkatkan tingkat baca: Pesan utilitas menghasilkan tingkat pesan dibuka dan tingkat pesan diklik yang lebih tinggi, memastikan komunikasi kamu terlihat dan direspons.

• Sangat cocok untuk komunikasi sensitif waktu: Berfungsi optimal untuk update yang mendesak, memanfaatkan penggunaan media yang kaya, dan membutuhkan tindakan dari pelanggan dalam 24 jam.
• Meningkatkan customer engagement: Dengan mengonsolidasikan touchpoint, pesan ini mendorong interaksi yang berkelanjutan dan membangun hubungan yang lebih kuat.
• Meningkatkan pengalaman pelanggan: 95% bisnis melaporkan bahwa pesan utilitas memberikan informasi yang tepat waktu dan relevan yang mendorong kepercayaan, loyalitas, dan pertumbuhan pendapatan.

1. Tentukan tujuan pesan dengan jelas

Detail kecil memberi dampak besar. Memberikan informasi spesifik seperti nomor pesanan dan perkiraan tanggal kedatangan, ditambah pesan call-to-action yang jelas, memberikan nilai signifikan. Sebaliknya, pesan generik dapat kehilangan kesempatan untuk membangun kepercayaan.

1. Gunakan nada percakapan

Gunakan nada yang ramah dan mudah didekati, serta personalisasi pesan dengan menggunakan nama depan pelanggan. Hindari jargon atau bahasa yang terlalu teknis.

Optimalkan pesan untuk tindakan. Pengingat singkat dengan call-to-action sederhana dan jelas (misalnya “Balas 1 untuk konfirmasi”) lebih efektif dan mudah digunakan dibanding pesan panjang yang formal.

Gunakan gambar, video, lampiran, tombol call-to-action, dan fitur unik lainnya untuk meningkatkan pesan. Hindari penggunaan berlebihan karena bisa mengganggu.

Menghormati pilihan pelanggan adalah dasar untuk membangun kepercayaan. Ketika pengguna melakukan opt-out, kirim konfirmasi sederhana dan sediakan cara mudah untuk opt-in kembali, tanpa langsung mencoba menawarkan promosi.

Gunakan template pra-disetujui untuk memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap panduan WhatsApp. Kustomisasi template sesuai dengan suara dan gaya brand kamu, dan pertahankan konsistensi untuk membangun kepercayaan dan loyalitas.

Uji pesan utilitas ke kelompok kecil pelanggan sebelum mengirim ke audiens yang lebih luas. Jika diperlukan, perbaiki berdasarkan masukkan pelanggan dan metrik performa.

Pastikan pesan dikirim pada waktu yang tepat, karena hal ini membantu meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis kamu.

Tergantung pada jenis bisnis yang kamu jalankan, jenis pesan utilitas yang kamu kirim bisa berbeda. Karena itu, kami akan memberikan use case terperinci sesuai jenis bisnis yang kamu jalankan 👇

Pesan utilitas di WhatsApp adalah cara efektif untuk mengirim pesan transaksional non-promosional kepada pelanggan.

Untuk mulai menggunakan template pesan utilitas, bisnis kamu perlu:

• Mendaftar di platform WhatsApp Business API.
• Membuat template pesan yang disetujui.
• Mengintegrasikannya ke dalam alur komunikasi kamu.

• Peningkatan engagement pelanggan 🤝

Komunikasi langsung dan terpersonalisasi membantu membangun hubungan pelanggan yang lebih kuat.

• Efisiensi biaya 💰

Mengotomatiskan komunikasi mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi.

• Tingkat buka yang tinggi 👀

Pesan di WhatsApp memiliki tingkat buka dan respons yang lebih tinggi dibandingkan saluran komunikasi tradisional seperti email.

Template pesan utilitas biasanya dipicu oleh tindakan atau permintaan pengguna. Template ini harus mencakup informasi spesifik mengenai transaksi, akun, langganan, atau interaksi yang sedang berlangsung. Misalnya, konfirmasi pesanan harus mencantumkan nomor pesanan.

• Manajemen opt-in di WhatsApp: Konfirmasi opt-in (ketersediaan) untuk menerima pesan di WhatsApp sebagai tindak lanjut dari opt-in yang dikumpulkan melalui saluran lain (misalnya, website, email). Juga, konfirmasi opt-out.
• Manajemen pesanan: Konfirmasi, perbarui, atau batalkan pesanan atau transaksi dengan pelanggan menggunakan detail spesifik pesanan atau transaksi di isi pesan.
• Peringatan atau pembaruan akun: Kirim pembaruan akun penting, termasuk peringatan sensitif waktu, informasi keselamatan, pengingat pembayaran, dan informasi relevan lainnya untuk produk dan layanan yang sudah dibeli atau dilanggan. Pesan ini tidak boleh bertujuan untuk upsell atau cross-sell produk atau layanan baru.
• Survei feedback (masukkan): Kumpulkan masukkan pada pesanan sebelumnya, interaksi, atau hubungan berkelanjutan dengan pelanggan. Pesan ini tidak boleh berkaitan dengan permintaan feedback untuk peluang upsell atau cross-sell.
• Melanjutkan percakapan di WhatsApp: Kirim pesan untuk memulai interaksi yang dimulai di saluran lain ke WhatsApp. Pesan ini tidak boleh dikirim tanpa permintaan pengguna untuk memindahkan percakapan ke WhatsApp.

Saat kamu membuat template, Meta memvalidasi kategori yang kamu tentukan berdasarkan isi template dan panduan yang berlaku. Setelah itu, template akan dibuat dan statusnya ditetapkan menjadi salah satu status di bawah ini, berdasarkan hasil proses validasi.

1. Saat kamu membuat template dan Meta menyetujuinya, kamu dapat meminta peninjauan hingga 60 hari sejak tanggal pembuatan.
2. Untuk template utilitas, Meta dapat memperbaruinya menjadi template pemasaran. Kamu dapat meminta peninjauan hingga 60 hari sejak tanggal kategori diperbarui.
3. Status persetujuan mencakup:

a. DISETUJUI - Ini berarti Meta menyetujui kategori yang dipilih dalam permintaan pembuatan template, dan template berhasil melewati peninjauan. Template dapat digunakan untuk mengirim pesan.

b. DITUNDA - Ini berarti Meta menyetujui kategori yang dipilih dalam permintaan pembuatan template; namun, template sedang menjalani peninjauan.

c. DITOLAK - Ini menunjukkan bahwa Meta tidak menyetujui kategori yang kamu tentukan dalam permintaan pembuatan template.

1. Jika template pesan kamu ditolak, kamu memiliki opsi berikut:

- Buat template pesan baru melalui WhatsApp Manager atau API.

- Edit kategori template dan ajukan kembali untuk persetujuan.

- Ajukan permintaan peninjauan ulang.

Untuk mengirim pesan template WhatsApp kepada pengguna, kamu harus terlebih dahulu menerima izin opt-in yang mengonfirmasi bahwa mereka ingin menerima pesan dari kamu di WhatsApp.

Opt-in harus 🤓☝️

1. Menyatakan dengan jelas bahwa orang tersebut memilih untuk menerima pesan dari kamu melalui WhatsApp
2. Menyatakan dengan jelas nama bisnis kamu

1. Integrasi website

Permudah pelanggan untuk terhubung dengan kamu. Dengan mengintegrasikan WhatsApp dan opsi pesan lainnya langsung di website kamu, kamu dapat menangkap leads dan memberikan dukungan instan, mengubah pengunjung menjadi pelanggan loyal.

• Jendela modal pop-up: Ditargetkan berdasarkan perilaku atau halaman yang dikunjungi
• Embedded forms: Diintegrasikan ke dalam proses checkout, registrasi, atau pembuatan akun
• Chat widgets: Pemicu percakapan langsung dengan opsi opt-in
• Pengaturan akun pengguna: Pusat preferensi dengan pemilihan kanal

1. Undangan SMS/Email

Menjembatani kesenjangan antar saluran komunikasi. Gunakan SMS opt-in untuk mengirim pembaruan tepat waktu dan sertakan tautan langsung untuk memulai percakapan di WhatsApp. Strategi ini membantu kamu memindahkan pelanggan ke kanal yang lebih kaya, interaktif, dan mendukung keterlibatan yang lebih baik.

• Pesan transisional: Undangan untuk beralih dari kanal yang sudah ada
• Penawaran layanan yang ditingkatkan: Menyoroti manfaat WhatsApp
• Tautan click-to-opt-in: Pemicu percakapan WhatsApp langsung
• Kode QR: Opsi opt-in visual yang disematkan dalam komunikasi digital

1. Kode QR ℹ️

Terhubung dengan pelanggan di dunia nyata. Kode QR sederhana dapat langsung membuka chat WhatsApp untuk pelacakan pesanan, dukungan, atau siaran, menciptakan hubungan mulus antara pengalaman offline dan online.

• Tampilan point-of-sale: Kode QR di meja kasir
• Kemasan produk: Koneksi langsung dari produk fisik
• Materi cetak: Brosur, katalog, direct mail
• Tampilan acara: Booth konferensi, acara promosi
• Struk pembelian: Peluang opt-in setelah pembelian

1. In-app prompts

Tetap informasikan pelanggan dengan prompt dalam aplikasi yang proaktif. Kirim konfirmasi pesanan, pemberitahuan pengiriman, dan pembaruan penting lainnya langsung melalui WhatsApp untuk memberikan pengalaman pelanggan yang transparan dan meyakinkan.

• Layar pasca-transaksi: Penawaran untuk menerima konfirmasi dan pembaruan
• Pengaturan preferensi: Pemilihan channel di dalam aplikasi
• Momen keterlibatan: Prompt pada titik perjalanan pelanggan yang penting
• Penawaran layanan bernilai tambah: Dukungan premium atau layanan lebih cepat melalui WhatsApp

Contoh lainnya ✏️

• Papan tanda di dalam toko: Prompt opt-in yang terlihat di lokasi yang relevan
• Meja layanan: Opt-in dengan bantuan staf selama interaksi pelanggan
• Pernyataan penagihan: Kode QR atau instruksi pada tagihan fisik
• Materi program loyalitas: Opsi preferensi saluran komunikasi

Untuk menjaga kepatuhan dan kepuasan pelanggan:

- Balas dengan “STOP” atau kata kunci serupa

- Klik tombol berhenti berlangganan dalam pesan

- Perbarui preferensi di pengaturan akun

- Hubungi layanan pelanggan

- Konfirmasi opt-out dengan cepat

- Hentikan semua pesan secara langsung

- Perbarui database di semua sistem

- Sediakan opsi berlangganan kembali hanya jika waktunya tepat

- Izinkan pemilihan jenis pesan tertentu

- Aktifkan kontrol frekuensi jika relevan

- Sediakan opsi perpindahan saluran komunikasi

- Tawarkan kemampuan jeda sementara

Dengan Kommo sebagai penyedia solusi bisnis, menerapkan pesan utilitas WhatsApp sangat sederhana:

1. Verifikasi bisnis: Kami menangani proses verifikasi dengan Meta untuk membangun kehadiran bisnismu di WhatsApp.
2. Pembuatan template: Tim kami membantu merancang template pesan yang efektif dan sesuai dengan pedoman WhatsApp sambil memaksimalkan engagement.
3. Integrasi sistem: Kami mengintegrasikan WhatsApp Cloud API melalui integrasi WhatsApp Business kami.
4. Analitik dan optimalisasi: Platform pengukuran kami, Kommo, menyediakan wawasan detail tentang pengiriman pesan, engagement, dan tingkat konversi.

Pesan utilitas di Kommo dan WhatsApp adalah cara yang bagus untuk membuat pengalaman pelanggan lebih mulus dari awal hingga akhir. Pesan ini tidak hanya mendukung iklan yang membawa orang masuk ke WhatsApp; tetapi juga membantu menjaga percakapan tetap berjalan secara bermakna, meningkatkan kemungkinan bisnis berulang dan membangun loyalitas jangka panjang.

Dengan memasukkan pesan utilitas ke dalam strategi messaging secara keseluruhan, kamu bisa menjaga kontak yang konsisten, berbagi pembaruan tepat waktu, dan hadir untuk pelanggan di setiap langkah. Pendekatan proaktif ini membantu meningkatkan engagement dan kepuasan, mendorong orang untuk kembali, dan mengubah percakapan sekali saja menjadi hubungan jangka panjang.

Apakah kamu siap mentransformasi bisnismu? Gunakan panduan pesan utilitas ini sekarang dan mulai menciptakan alur messaging berdampak tinggi yang disukai pelangganmu.

Coba integrasi WhatsApp Business Kommo hari ini dan mulai membangun pengalaman otomatis yang mendorong konversi.