Tarefas é um dos recursos mais importantes da Kommo e uma parte importante de qualquer fluxo de trabalho. Aqui na Kommo, criamos um sistema de tarefas simples de usar, para que você possa acompanhar efetivamente seus leads.
A interface principal do sistema de tarefas pode ser encontrada no “Calendário” da Kommo: você pode acessá-lo clicando em Calendário no menu (lado esquerdo abaixo da foto do seu perfil).
Visualizações do calendário
Quadro de tarefas - A visualização da interface escolhida por padrão e é a mais fácil de usar
Nesta visualização, você pode ver tarefas atrasadas, bem como tarefas que devem ser realizadas hoje, amanhã, nesta semana e na próxima semana. No entanto, você não poderá visualizar as tarefas definidas para a semana seguinte ou posterior. A ideia é simplificar o processo de trabalhar com as tarefas a serem entregues em breve e fornecer à sua equipe uma maneira eficiente de gerenciar as tarefas futuras.
Lista de afazeres- outra exibição do sistema de interface de tarefas. Aqui você verá todas as tarefas que você e seus colegas têm. Uma tarefa por linha, simples assim!
Dia - Uma visualização diária da interface que mostra todas as tarefas definidas para um dia específico, com limites de tempo
Neste exemplo, você pode ver todas as tarefas que terá hoje e a que horas. Os itens vencidos serão mostrados em vermelho para chamar sua atenção. Se você deseja verificar as tarefas diárias do dia seguinte, basta clicar no botão ">" na parte superior, próximo à data ativa no momento, ou, para ver o dia anterior, clique no botão "<". Se você deseja retornar rapidamente ao Hoje, temos uma cobertura: basta clicar no botão "Hoje" no canto inferior esquerdo.
Semana - Na exibição semanal, você pode processar mais informações em uma tela e verá todas as suas tarefas por semana. Semelhante à exibição do dia, você pode navegar facilmente usando os botões "" e o botão "Hoje" no canto inferior direito o levará à semana atual.
Por último, mas não menos importante: Mês - Se você deseja processar ainda mais informações, todas as regras das visualizações de Dia e Semana são as mesmas na visualização mensal, mas é claro em uma escala maior.
Buscar
Vamos fingir que seu trabalho é estimular todos com tarefas atrasadas e parabenizar qualquer um que concluir com êxito suas tarefas a tempo. Usando o recurso de pesquisa, este trabalho será fácil de concluir.
Nesta visualização, você terá filtros padrão:
- Minhas tarefas - mostrará apenas as tarefas pelas quais você é responsável
- Vencido - mostrará apenas as tarefas pelas quais você é responsável e que venceram
- Tarefas concluídas - mostrará apenas as tarefas concluídas pelas quais você foi responsável
- Todas as tarefas - auto-explicativas: mostra todas as tarefas
No lado direito, você pode encontrar diferentes opções para pesquisas personalizadas. Essas opções podem ser usadas para criar filtros personalizados com base em suas necessidades ou requisitos.
Vamos criar um filtro personalizado que levará nossa equipe de vendas a revisar as tarefas expiradas. Para fazer isso, escolha Usuários responsáveis e apenas tarefas expiradas e clique em "Salvar".
Escolha um nome para este filtro, clique na caixa de seleção verde e você estará pronto
Agora você tem um filtro personalizado para revisar rapidamente todas as tarefas expiradas. Ótimo!
Mencionamos que você usa filtros personalizados em qualquer lugar do seu sistema? Bem, você pode!
Tipos de tarefas
Para criar / alterar / excluir tipos de tarefas, clique em três pontos “…” na seção superior direita da tela e selecione “Gerenciar tipos de afazeres”
Você verá uma janela modal com todos os seus tipos de tarefas
Com o ícone da lixeira, você pode excluir um tipo de tarefa e, clicando no nome ou no ícone, pode editar um tipo de tarefa. Se você clicar no campo "Tipo de tarefa personalizado", poderá digitar um nome para criar um novo tipo de tarefa. A propósito, se você clicar no ícone do tipo de tarefa, poderá alterar a aparência associada ao tipo de tarefa.
Depois de clicar em "Salvar", você poderá usar esses tipos de tarefas sempre que criar uma tarefa.
Sincronização com o Google Agenda
Clique em "Sincronizar" para iniciar esse processo de sincronização e você verá uma janela modal aberta
Clique em Ativar aqui e você será redirecionado para o login do Google para sua conta do Google. Depois que tudo estiver pronto, você será redirecionado novamente e suas tarefas agora serão sincronizadas entre a Kommo e o Google. Depois de decidir no Google ou na Kommo que uma tarefa é encerrada ou deve ser excluída, os dados serão alterados no Google e na Kommo, todos processados em tempo real.
Como criar uma tarefa
Como você deve ter visto, há um botão "Novos afazeres" no calendário, que é uma das muitas maneiras de criar uma tarefa. Vamos discutir os diferentes métodos para criar uma nova tarefa.
Na interface do Calendário, depois de clicar em "Nova Tarefa", uma janela modal será aberta com todas as opções necessárias em uma exibição compacta.
No campo superior, você pode encontrar uma entidade (contato, lead, cliente ou empresa). Basta digitar o nome e escolher a entidade que você deseja na janela modal.
Se você clicar no horário (por padrão, está definido para hoje), você verá uma pequena versão do calendário aberta, onde poderá escolher a data e hora de vencimento desejadas para esta nova tarefa.
Com tempo "âncoras" à esquerda, calendário no centro e quadro de horários à direita, basta escolher a hora e as várias opções que deseja editar, que serão atualizadas automaticamente.
Clique no nome (em fonte azul) e você pode escolher o usuário responsável pela tarefa.
Se você clicar no ícone ou no nome do tipo de tarefa, uma pequena versão de "Gerenciar tipos de afazeres" será aberta. Aqui você pode até criar novos tipos de tarefas.
Você também pode adicionar texto para a tarefa para explicar o que o usuário responsável deve fazer ou talvez deixar uma nota com requisitos especiais para esta tarefa.
Depois disso, basta clicar em "Definir" e a tarefa estará pronta.
Você também tem a capacidade de criar tarefas em empresas, clientes, leads e contatos. Eles têm quase a mesma lógica que as principais funções do calendário: basta abrir qualquer entidade na qual você deseja definir uma tarefa e clicar em “Nenhuma tarefa planejada, comece adicionando uma ou em Tarefa em uma janela de contexto do campo de bate-papo. Você verá o mesmo formulário da funcionalidade principal do calendário e todas as opções estarão disponíveis aqui no mesmo formato.
Você pode adicionar tarefas em massa selecionando várias entidades e clicando em "adicionar afazeres"
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